Wat moet de ICT-afdeling met web 2.0?

door Davied van Berlo op 19 januari 2009

in Instrumenten,Onderzoek en visies,Web 2.0

De groei van het internetgebruik zorgt ervoor dat de grenzen van de internetverbinding worden bereikt (zoals recentelijk ook bij LNV werd geconstateerd). Maar daarnaast leveren web 2.0 en de vele beschikbare applicaties die op internet beschikbaar zijn (cloud computing) enkele strategische vragen op waar ICT-afdelingen zich voor gesteld zien. Een aantal overwegingen.

Wildgroei

Een flinke (overheids)organisatie is al snel met enkele honderden applicaties en softwarepakketten in de weer. Niet alleen Windows en Word, maar ook allerlei grote en kleine bedrijfssystemen, serversoftware en databanken. Dit brengt hoge kosten met zich mee voor licenties, onderhoud, installatie van updates. Daarbij moet de benodigde kennis worden bijgehouden en het moet ook nog allemaal met elkaar samenwerken.

De ICT-afdelingen hebben de afgelopen jaren veel moeite hebben gedaan om het aantal applicaties te beperken. Dus als er een vraag is wordt er eerst gekeken of het met bestaande applicaties opgelost kan worden. Het ligt voor de hand dat willekeurig downloaden van  freeware of shareware de oplossing niet dichterbij brengt: dat geeft immers allerlei risico’s qua beveiliging, aansprakelijkheid en beheer.

Waarom zou je online software gebruiken?

Bij de beoordeling van nieuwe applicaties wordt gekeken naar de functionaliteit. Wil je internetsites bekijken, dan krijg je een browser (bij de meeste ministeries Internet Explorer 6). Wil je documenten schrijven, dan krijg je een tekstverwerkingsprogramma (meestal Microsoft Word). Tot voor kort had je daar niks in te kiezen en moest je het doen met wat je aangeleverd kreeg. Maar door web 2.0 zijn er nu ook online tekstverwerkers (software as a service) zoals Zoho Writer en Google Docs. Je kunt kiezen!

Het heeft natuurlijk meerwaarde om gebruik te maken van het standaardproduct: al je collega’s gebruiken het en je kunt de ICT-afdeling bellen voor ondersteuning. Waarom zou je een online Word gaan gebruiken? Dat kan zijn omdat je het persoonlijk handiger vindt en er efficiënter mee werkt, of omdat het meer mogelijkheden biedt. Zo kun je in Google Docs met anderen samenwerken aan documenten, zelfs van buiten je organisatie. Die functionaliteit biedt je standaard werkplek niet.

Kring of Ning?

Je kunt natuurlijk zeggen: deze sites staan toch allemaal buiten de organisatie, waarom zou de ICT-afdeling zich daar zorgen over moeten maken? Zo simpel is het niet. Je loopt immers nog steeds tegen vraagstukken van beveiliging, archivering, opleiding, ondersteuning en uitwisseling aan. Het gebruik van online software is in grote mate een eigen verantwoordelijkheid: dat je veilig omgaat met wachtwoorden, dat je ontwikkelingen en beslissingen in bijv. beleidsontwikkeling vastlegt en archiveert, etc. Dat wordt allemaal niet voor je geregeld.

Dus toch maar wachten tot de ICT-afdeling die functionaliteit gaat aanbieden? Rijksweb, het intranet van de rijksoverheid, biedt een wiki-functionaliteit, maar die is erg gebruikersonvriendelijk. Ook wordt gewerkt aan ‘Kringen’, waar je online kunt discussiëren en samenwerken (zoiets als Ning). Behalve dat je daarmee niet kunt samenwerken buiten de rijksoverheid is het probleem dat deze functionaliteiten altijd achter zullen lopen bij de ontwikkelingen online. Daar gebeurt het.

Actiepunten voor de ICT-afdeling

Kortom, ik denk dat het gebruik van online software en 2.0-sites door ambtenaren voorlopig nog wel zal blijven groeien: omdat het functionaliteiten biedt waar interne software niet in kan voorzien, omdat mensen graag zelf kiezen hoe en waarmee ze het meest efficiënt en effectief kunnen werken en omdat het zo goed als onmogelijk is om de snelheid van de online ontwikkelingen bij te houden. ICT-afdelingen zullen dus na moeten gaan hoe ze met dit vooruitzicht omgaan. Wat wordt de strategie?

Bij het beantwoorden van die vraag kan ik niet alle aspecten en bijkomstigheden overzien, maar twee denkrichtingen wil ik wel noemen. Ten eerste kun je constateren dat er enkele grote aanbieders zijn waar veel ambtenaren nu al mee werken, bijv. Google Docs en Ning. Het heeft dus meerwaarde om bijvoorbeeld de beveiliging van die aanbieders te onderzoeken en van een goedkeuring of extra aandachtspunten te voorzien (zoals LNV nu doet met SocialText, dat voor de proefprojecten van werken 2.0 wordt gebruikt).

Bij het onderzoeken van sites moet worden gelet op:

  • de veiligheid van de verbinding: is het mogelijk een https-verbinding aan te gaan, zodat informatie tussen je computer en de site niet onderschept kunnen worden;
  • de beveiliging van de voorziening: hoe wordt informatie opgeslagen door een leverancier, hoe vaak wordt een back-up gemaakt, wie kan bij welke informatie, etc.? Is een voorbeeld als bij Twitter te voorkomen?
  • informatiebeheer in Europa: de Amerikaanse overheid kan toegang krijgen tot databanken op Amerikaanse grondgebied, ook van internetsites. Is het mogelijk gebruik te maken van databanken in Europa?
  • de toekomstbestendigheid van de leverancier: het kan altijd gebeuren dat een leverancier over de kop gaat, maar met start-ups misschien nog iets sneller. Wat is er bijv. gebeurd met de informatie van Pownce?

Dat zijn volgens mij zaken die ICT-afdelingen nu al op kunnen pakken. Daarnaast zullen ze zich voor de lange termijn moeten inrichten op deze nieuwe situatie, bijvoorbeeld door:

  • contracten af te sluiten met leveranciers, bijv. over extra veiligheidsmaatregelen, over het gebruik van een eigen deel van de site of over het intern op het eigen netwerk hosten van de voorziening;
  • nieuwe opleidingen en informatievoorziening aan gebruikers te geven, bijv. over veiligheid, archivering en natuurlijk het gebruik van de voorziening zelf;
  • beheer en ondersteuning te organiseren en de helpdesk ook op te leiden in het ondersteunen van de belangrijkste online voorzieningen;
  • online voorzieningen te integreren in de eigen omgeving, bijv. periodieke back-ups, de inzet van handige plug-ins en add-ons.

Tenslotte

Hierboven heb ik het vooral gehad over het gebruik van online software: sites die een handige functionaliteit bieden om samen te werken. Maar veel online activiteit van ambtenaren vindt ook op andere sites plaats, bijv. als ze reacties geven op blogs, deelnemen aan een discussieforum of een aanpassing doen in Wikipedia. Al die reacties staan verspreid over internet, niet in één site. Ook dat levert vragen op. Hoe kun je als ambtenaar een overzicht bijhouden van je reacties? Wat als die reacties worden veranderd door de sitebeheerder?

Ook daarbij kan de ICT-afdeling helpen, bijv. met software die online reacties en bijdragen verzamelt en opslaat. Niet voor controle door de baas, maar voor je eigen overzicht en dus in jouw eigen beheer. Een voorbeeld van een site die dat doet is BackType. Erg handig, maar alleen te gebruiken op internet. Maar is BackType veilig? Is het bedrijf toekomstbestendig? De ICT-afdeling gaat het nog druk krijgen!

{ 21 reacties }

{ 1 trackback }

Wat moet de ICT-afdeling met web 2.0? | Ambtenaar 2.0 « Verenigd ZZP Nederland
7 februari 2009 om 16:08

{ 20 reacties }