Gisteren had ik een dagje vrij genomen om de Inovatieproeftuin in Rotterdam te bezoeken. Uiteraard waren er de nodige stands met bedrijven en instellingen die hun producten en diensten toonden. Er waren echter ook heel veel workshops over anders werken die aansluiten bij het onderwerp van Ambtenaar 2.0.
De workshop die me het meest bij is gebleven is A world without mail door Luis Suarez van IBM Nederland. Een boeiende en inspirerende workshop met behoorlijk wat provocerende uitspraken, die ik jullie op de dag van de Overheid 2.0 conferentie niet wil onthouden. Degene die me volgen op twitter weten dat ik al een paar maanden overhoop lig met de mailboxoverload en het gebrek aan laagdrempelige samenwerkingstools op het werk.
Stellingen
De oplossing van Luis Suarez: gebruik geen email meer: ‘Think outside your inbox’. Flikker alles wat niet juridisch of HRM is buiten de firewall. Gebruik de tools die je ook privé gebruikt: voor foto’s pak je Flickr, presentaties delen doe je via Slideshare, vragen stellen in Facebook, LinkedIn, etc.
Suarez had een paar stellingen over email die tot nadenken stemmen, zoals:
- Mail makes you stop thinking;
- Email makes you responsible for every ones productivity except you own … Daar betaalt je baas je niet voor!
- Content ain’t key, it’s outdated the moment it is published. The people in your network are king.
Kortom een man om in de gaten te houden die Luis Suarez. Op zijn weblog doet hij verslag van zijn vorderingen voor de mailbox. Resultaat tot nu toe: 80% reductie van mailverkeer. Van 20 tot 40 mails per dag, tot hetzelfde aantal per week… Kijk dan kun je weer gaan werken.
Hoe hij dat doet? Door heel veel collaboration software in te zetten:
- Facebook en Twitter om z’n netwerk te onderhouden (Is Twitter niet productief volgens je baas? Stuur dan deze link door);
- Wiki’s om samen aan teksten te werken;
- Weblogs om kennis te delen;
- Flickr om foto’s te delen;
- Slideshare voor het delen van presentaties.
En vooral door heel, heel zuinig te zijn op z’n netwerk:
Trust and nurture them daily!
Hij staat niet boven z’n netwerk, maar er tussen in. Overvloed aan vragen? Wel nee, z’n netwerk beantwoordt ze sneller dan hij kan.
Op vakantie
Het resultaat: terugkomen van drie weken vakantie, 20 ongelezen e-mails vinden en aan de mensen in je netwerk vragen: “Is er nog werk dat is blijven liggen voor mij?” En als antwoord krijgen nee, of enkel vraag a, b en c. Oftewel hij is meteen weer productief. Wat lijkt me dat een heerlijk vooruitzicht i.p.v. de mailberg doorploegen op zoek naar dat ene mailtje dat nog een actiepunt voor je bevat.
De workshop over crowdsourcing van innovatie heb ik uiteindelijk niet bijgewoond, want die was te crowded.
Mijn volledige verslag is hier te vinden, en het duurzame deel hier.
(Mogelijk) gerelateerde artikelen:
- Enterprise 2.0: een bedreiging voor de manager?
- Ambtenaar 2.0 genomineerd voor UN World Summit Awards!
- Leiderschap 2.0 deel 2. Wat leren we van World of Warcraft?
- World of Warcraft: de ideale werkomgeving?
- A wave new world
{ 7 reacties }
{ 7 reacties }
Hi Krispijn, dank voor het posten. Ik ga het vanavond even goed doorlezen, nu even gescand (zit bij @overheid20).
Succes vanmiddag!
Hey Krispijn,
ik vond eerlijk gezegd de lezing van Luis Suarez niet heel erg vernieuwend, ik vond het eerlijk gezegd meer een voorloper van een trend, door meerdere (social) software in te zetten; zoals veel mensen iGoogle of Netvibes gebruiken en daar vele rss / twitter / friendfeed tweet’s gebruiken.
Ik had het idee dat het voor veel ouderen aanwezig een eye-opener zou zijn, en voor jongeren aanwezig meer een bevesting qua constatering hoe hij omgaat met deze technieken…
groetjes
sander westerduin
Sander;
Ik ben dan wel benieuwd naar jou definitei van vernieuwend. las je een voorloper bent van een trend lijkt mij dat nou juist vernieuwend. Ik vond het verhaal van Suarez juist wel erg inspirerend.
@Krispijn: dank voor dit verslag. Grappig dat ik daar net een blogje over had geschreven: http://ambtenaar20.ning.com/profiles/blogs/verboden-te-twaimelen.
Kees
Ik snap niet precies waarin de (tijds)winst nu zit. Of je nu een overvolle mailbox moet doorspitten of al je (digitale) netwerken moet bijhouden, kost allebei ontzettend veel tijd. Om enigzins te ontkomen aan de mailterreur kun je natuurlijk ook gewoon jezelf de discipline opleggen om je mail maar 2 keer per dag te openen en max 1 uur bezig zijn met wegwerken. Voor belangrijke zaken moet men de telefoon maar pakken
Ik was ook bij de presentatie van Luis. Ik zie het als volgt. Hij is een extremist, waarmee ik bedoel dat hij het principe van ‘geen mail’ tot in het extreme doortrekt. Door naar hem te kijken, kun je leren hoe je zelf het gebruik van mail kunt verminderen. Ik zeg duidelijk verminderen, want afschaffen lijkt me erg lastig en wel om de volgende reden.
Ik begreep dat het ‘evangelist zijn’ zijn enige rol binnen IBM is. Hij is dus geen adviseur, programmeur of wat dan ook. Wellicht kortzichtig van mij, maar op basis van deze rol ga ik ervan uit dat hij gemakkelijk gestoord kan worden met bijvoorbeeld instant messages, tweets en all the like.
Als ik dat op mezelf projecteer wordt dat een stuk lastiger. Ik ben blij als ik me af en toe even helemaal kan afzonderen om iets uit te werken. Ik kan niet altijd overal direct op reageren.
Om dus terug te komen op waarmee ik begon, ik zie het verhaal van Luis als inspirerend en nuttig. Het laat je anders aankijken tegen het principe van e-mail. Hij had volledig gelijk met een stelling als “email kun je te makkelijk sturen”.
Met deze manier van werken, probeert hij communicatie te tunnelen naar het juist medium (Email is vaak niet het juiste medium, zie link van Kees: http://ambtenaar20.ning.com/profiles/blogs/verboden-te-twaimelen) en probeert hij de lat om in contact te kom te verhogen. Ook al zijn er meerdere media om hem te bereiken, iedereen kijkt mee en mensen denken wel 2x na om zichzelf voor een groep voor aap te zetten.
Benieuwd naar jullie visie hierop.
@Sander kom ‘ns een maandje meedraaien op een ministerie of in een groot bedrijf. Dan zul je merken dat alles buiten de firewall, behalve HRM en juridisch best revolutionair is. Binnen grote organisaties wordt IT-infrastructuur vaak gezien als een te bewaken fort. Aan ICT de taak om alle dialogen tussen medewerkers binnen de slotmuren van dit fort te houden, want anders krijg je kans op lekken. Als ik tegen mijn collega’s zeg dat bij een open werkwijze lekken per definitie onmogelijk is krijg ik erg glazige blikken.
Ook gebruikt de gemiddelde collega LinkedIn niet anders dan de site van Intermediair of Monsterboard (dus digitale versie van je CV).
@Bram De tijdwinst zit hem in het feit dat je terug komt van vakantie en de vraag stelt of er nog zaken zijn blijven liggen in je vakantie. Als de mensen in je netwerk nee zeggen kun je de berichten in de sociale netwerksites links laten liggen. Of zoals Luis zei: je stuurt een mail aan een collega en ontvangt een out of office. Dan stuur je je mail aan de volgende, je collega kan dat echter niet zien. Die komt terug van vakantie en moet per mail nagaan of het al gedaan is. Bovendien kun je op een goede sociale netwerksite zien dat een vraag naar tevredenheid van de vragensteller beantwoord is. Zaak afgedaan.
@Robin Het gaat niet alleen om voor aap zetten. Het gaat er naar mijn mening ook om dat een collega kan reageren op een vraag, als jij te druk bent of afwezig. Dat kan niet met email. Als je alles via email doet zit het geheugen van je organisatie in de inbox van je collega’s… Een mailboxlimiet instellen om gebruik van een archiveringssysteem af te dwingen heeft m.i. verlies van het langetermijngeheugen van een organisatie tot gevolg.
De diversiteit in in te zetten media en contactvormen wordt steeds verfijnder en je moet uit dat palet kiezen wat het beste past op dat moment. Soms is dat telefoon, soms Twitter, soms mail, soms een afspraak.
Zoals ik in de PM van vandaag ook zeg: bij bedrijven zie je vaak dat sommige media aanvaard zijn en andere niet. E-mail mag wel, MSN niet. Om maar een voorbeeld te noemen.
Maar het gaat uiteindelijk om het contact, het gesprek, de uitwisseling. Het voordeel van veel ’sociale software’ is dat het niet één-op-één is, maar dat het een groepsgesprek is. En dat kan tijdswinst opleveren dus.
Comments on this entry are closed.