Een organisatiestructuur op weg naar overheid 2.0

Voor mijn studie Bedrijfskunde heb ik een onderzoek gedaan naar de nieuwe overheid. Met als centrale vraag: hoe zou de nieuwe overheid er uitzien als overheidsinstellingen à la 2.0 gaan werken? Daarbij heb ik niet alleen naar aspecten als technologie en huisvesting gekeken, maar ook naar strategie, dienstverleningsconcepten, personeelsmanagement en organisatiestructuur. Deze blog gaat specifiek in op het aspect van organisatiestructuur.

Visionairs

Dik Bijl en McKinsey zijn er duidelijk over: de organisatiestructuur is één van de belangrijkste aspecten om Het Nieuwe Werken te laten slagen. Al gauw denk je dan in ‘harkjes’, oftewel hiërarchische structuren. Wie valt onder wie en hoeveel ‘poppetjes’ heeft iemand onder zich? Dit is in een 2.0-organisatiestructuur geen issue meer: als je de visionairs moet geloven, gaat er heel wat veranderen. Martijn Aslander heeft het over zwermen, Wim Veen en Ben Vrakking over de virtuele matrixorganisatie en in het boek Ambtenaar 2.0 van Davied van Berlo hebben we kunnen lezen dat Clay Shirky zelfsturende massasamenwerking als de belangrijkste organisatievorm voor de 21e eeuw benoemt.

Het zijn mooie toekomstbeelden, maar voorlopig lijkt het nog een ‘ver-van-mijn-bed-show’. Veel overheidsorganisaties zijn hier nog niet aan toe. Een tussenvorm zou vooralsnog al heel mooi zijn. Daarom heb ik in mijn onderzoek een mogelijke tussenvorm onderzocht. In de rest van deze blog ga ik in op de verschillende aspecten van deze tussenvorm, te weten:

1. integraliteit
2. een platte organisatie
3. een 2-dimensionale organisatie
4. een andere rol van het management
5. virtuele teams

1. Integraliteit, oftewel geen zuilen meer

Uit onderzoek van Mc Kinsey blijkt dat organisaties, die verzuild en hiërarchisch zijn qua structuur, een lagere productiviteit hebben, minder efficiënt werken en ook minder succesvol zijn. Daarom is het aan te raden om de zuilen op te heffen en integraler te gaan werken, bijvoorbeeld met integrale teams. Als elke medewerker van een team alle diensten kan afhandelen, spreek je van een integraal team. Deze integrale teams houden zich bezig met de reguliere taken van de organisatie.

2. Minder hiërarchie: een platte organisatie

Overheidsinstellingen hebben te maken met een steeds veranderende omgeving, bijvoorbeeld wijzigingen in regelgeving of in de taak van de organisatie. Om hier flexibel op in te kunnen spelen, kun je de organisatie zo plat mogelijk maken. Met zelfsturende, integrale teams zijn er minder managementlagen nodig en deze teams kunnen de reguliere taken van de organisatie en de operationele managementtaken uitvoeren. Zelfsturende teams leveren vaak een indrukwekkend rendement op. Bij de accufabriek van General Motors bijvoorbeeld zijn kostenbesparingen van 30 tot 40 procent behaald en is de kwaliteit aanzienlijk verhoogd.

3. Een 2-dimensionale organisatie

Naast de reguliere taken heeft elke gemeente of uitvoeringsinstelling ook projecten en programma’s. Deze lenen zich uitstekend om over de lijnorganisatie heen een netwerkstructuur te vormen, waar medewerkers uit de lijnorganisatie of uit kennisgroepen aan deelnemen. De gemeente Tilburg, bekend om het Tilburgs model, heeft de reguliere processen ondergebracht in een lijnorganisatie, met daar overheen een netwerkorganisatie die steeds naar behoefte aan te passen is.

4. Een andere rol van het management

Het invoeren van zelfsturende teams maakt management niet overbodig. Op tactisch niveau staat er een manager die naar de veranderende omgeving kijkt en naar het team. Deze manager kijkt of er valkuilen optreden, zoals groepsdenken, polarisatie van besluitvorming, of dat niemand de verantwoordelijkheid neemt. En zo zijn er nog meer valkuilen, maar het gaat te ver om ze hier allemaal op te noemen. Wanneer er iets in de omgeving verandert, waar de organisatie op in moet spelen, kan de manager het proces of de taak van het zelfsturende team aanpassen. De tactische manager controleert en stuurt niet, maar coacht en faciliteert.

5. Virtuele teams

Als je denkt, dit is allemaal gesneden koek voor ons, dan kun je een stap verder zetten naar virtuele teams. Dit zijn teams die op afstand van elkaar samenwerken en dankzij de mogelijkheden van internet op afstand gezamenlijk informatie delen. Een zelfsturend team kan doorgroeien naar een virtueel team, maar ook projectteams kunnen als virtueel team werken. Vooral bij organisatieoverstijgende, ketenbrede programma’s kan dit een uitkomst zijn. Virtuele teams bieden een nieuwe vorm van flexibiliteit, waarbij teamleden meer controle hebben over wanneer en hoe er samengewerkt wordt. Hierdoor ervaren de teamleden meer beslissingsbevoegdheid en verantwoordelijkheid en zijn daardoor meer betrokken en gemotiveerd.

Het lijkt allemaal rozengeur en maneschijn, maar er zijn ook struikelblokken. Ten eerste is onderling vertrouwen essentieel om een virtueel team tot resultaten te laten komen. Voorwaarden voor dit vertrouwen zijn een persoonlijke kennismaking en een enthousiast team. Ten tweede kan de communicatie via tekst uitmonden in conflicten. En teamleden kunnen het lastig vinden om duidelijk te krijgen wat er nu precies van hen verwacht wordt, of om opdrachten te combineren en prioriteiten te bepalen. Begin daarom een virtueel team altijd met een face-to-face kickoff om afspraken te maken over communicatie, taakverdeling en rollen. En sluit dan af met een gezellig etentje .

Conclusie

Zoals ik heb beschreven, kan een overheidsorganisatie niet van de ene op de andere dag zijn organisatiestructuur opheffen en als zwerm of als virtuele matrixorganisatie gaan werken. Wel kan er met kleine stappen gewerkt worden naar een tussenvorm met meer zelfsturing voor medewerkers. In mijn vorige blog lees je hoe je in kleine stappen naar zelfsturing kunt gaan.

Meer lezen? Kijk op sandrabarth.wordpress.com voor meer informatie over Overheidsorganisatie 2.0.

Sandra Barth is Business Consultant bij Ordina Public Management Consultants (Verandermanagement en organisatieontwikkeling in relatie tot organisatie 2.0 en Het Nieuwe Werken).

Getagged als: "Het Nieuwe Werken", HNW, organisatie2.0, organisatiestructuur, zelfsturing

{ 2 reacties }