De resultaten van de virtuele Open Koffie

Afgelopen maandag organiseerde Ambtenaar 2.0 samen met Synthetron een virtuele Open Koffie. De discussie, die ruim een uur duurde, ging razendsnel. Tijd om koffie te halen was er dan ook nauwelijks. Het leverde wel interessante conclusies op. 

Een drukke discussie

In totaal hebben maar liefst 83 personen aan de sessie deelgenomen. De deelnemers waren verspreid over het hele land, met zelfs bijdragen uit Vlaanderen. Gemiddeld 55 mensen waren gelijktijdig aan het discussiëren met elkaar. De software deelde de deelnemers keurig op in groepjes van zo’n 5 personen, met ongeveer om de 10 minuten een nieuwe stelling of vraag. Ook de laatkomers konden op die manier keurig aansluiten zonder al te veel te missen.

De bijdragen in de groep werden beoordeeld door de overige deelnemers en bij voldoende instemming werd de bijdrage ook ter evaluatie ingebracht in de andere discussiegroepen. Dit leidde soms tot veel te beoordelen ideeën en stellingen en een levendige discussie. En sommigen vonden nog tijd om commentaar te leveren via Twitter, wat zelfs een 7e plek op Twirus opleverde.

Karakteristieken van de deelnemers

Ondanks dat Ambtenaar 2.0 vooral over het werk van de overheid gaat, waren er ook veel aanwezigen van buiten de overheid. Bijna een kwart van de deelnemers was afkomstig van adviesbureaus of ICT-bedrijven. Bij de overheid was het overgrote deel afkomstig van kerndepartementen (bijna 40%), met vooral veel deelnemers vanuit LNV (waar Ambtenaar 2.0 ook begonnen is) en Justitie. Duidelijk afwezig zijn de vele uitvoerende diensten (zbo’s, agentschappen) van de Rijksoverheid, maar ook de provincies waren met 5% sterk ondervertegenwoordigd. De medewerkers van gemeentes vormden met bijna 20% daarentegen een duidelijk aanwezige groep.

Opvallend is de afwezigheid van de ministeries die bij de overheid intensief betrokken zijn bij innovatie en de vernieuwing van de Rijksdienst. Of dit binnen het netwerk van Ambtenaar 2.0 ook het geval is, is mij onbekend. Ligt hier nog een kans?

Bij de deelnemers is de leeftijdscategorie van 30 tot 50 jaar het best vertegenwoordigd. Opmerkelijk is dat de leeftijdsgroep onder de 30 jaar vooral bij de overheidsorganisaties in de minderheid is. Maar dat heeft wellicht te maken met de jarenlange krimpdoelstellingen (en dus vacaturestops) bij overheden waardoor jongere medewerkers sterk in de minderheid zijn.

Onderwerpen

In de discussie zijn verder de volgende vragen aan bod gekomen:

1. Wat beschrijft het best je eigen houding ten aanzien van het gebruik van web 2.0 voor je werk als ambtenaar?
2. In hoeverre ben je het eens met de volgende stelling: ” Als ambtenaar moet je je actief bewegen op het internet waar het jouw onderwerp betreft.”
3. Welke randvoorwaarden zijn er nodig om meer en beter als ambtenaar 2.0 te kunnen werken? 
4. Op welke manier ga je om met internetdiscussies als jouw persoonlijke mening afwijkt van de officiële lijn van het ministerie of organisatie waar je werkt? Wat doe je dan?
5. Wat zijn in jouw ogen de meest effectieve toepassingen waarmee je als ambtenaar 2.0 de kloof tussen overheid en samenleving kan verkleinen? Geef ook de reden aan van je keuze. 
6. Welke stappen kan je zelf nemen zodat je collega’s actiever gebruik gaan maken van de mogelijkheden van web 2.0?
7. De hele discussie overziend, wat is dan voor jou de grootste uitdaging betreffende ‘Ambtenaar 2.0’?

Hieronder ga ik verder in op de stellingen. Ik maak daarbij dankbaar gebruik van de analyse van Michel Brakenhoff van Synthetron.

Eigen houding en actief acteren op internet

Het merendeel (84%) van de deelnemers staan positief of zelfs enthousiast tegenover het gebruik van web 2.0. Voor bijna de helft van de deelnemers is internet inmiddels onmisbaar geworden in hun werk. Een aantal ziet het als een moderne manier van werken, die het o.a. mogelijk maakt om samen te werken met collega’s buiten de eigen afdeling.

Ook een grote meerderheid (87%) is het eens met de stelling dat ambtenaren zich actief op internet moeten bewegen waar het hun onderwerp betreft. Een redelijke groep deelnemers vindt internetdiscussies in de eerste plaats nuttig om te luisteren wat er leeft onder de mensen op hun onderwerp. Zelf actief meedoen is voor hen niet noodzakelijk. Een aantal deelnemers vindt dat je als ambtenaar midden in de maatschappij moet staan om je werk goed te kunnen doen. Internet kan hierbij helpen. Anderen vinden de grote hoeveelheid vakinhoudelijke kennis die toegankelijk is via internet een groot voordeel voor het doen van hun werk.

Randvoorwaarden Ambtenaar 2.0

Deze stelling leverde veel input op. De randvoorwaarden die aan bod kwamen gaan vooral over het management en de organisatiestructuur, de cultuur, en de technische faciliteiten. 

Meer dan de helft van de deelnemers vindt vertrouwen en ruimte van de leidinggevenden een belangrijke randvoorwaarde om meer als ambtenaar 2.0 te kunnen werken. Specifieke punten die genoemd worden voor ondersteuning zijn o.a. een mandaat om te spreken en het besteden van tijd om collega’s wegwijs te maken in de mogelijkheden van web 2.0. Daarnaast kunnen leidinggevenden een belangrijke rol spelen door visie te ontwikkelen en hun leiderschapstijl aan te passen. Leiders zouden ook voorbeeldgedrag moeten laten zien door actief deel te nemen aan discussies over ambtenaar 2.0 en mensen te inspireren op dit gebied. Een redelijke groep deelnemers ziet geen noodzakelijke randvoorwaarde in een aanpassing van de organisatiestructuur. Ze vinden het belangrijker dat het netwerk tussen mensen kan (blijven) functioneren.

Een specifiek aspect van de cultuur dat verbeterd kan worden is de ruimte om fouten te kunnen maken. Zeker de helft van de deelnemers bevestigde dit. Een aantal deelnemers vindt de omslag in de cultuur naar een open community een belangrijke randvoorwaarde voor het slagen van ambtenaar 2.0.  De helft van de groep vindt juist dat ambtenaren zelf meer ruimte kunnen nemen en zich nieuwsgierig op moeten stellen.

Dan de techniek. Een behoorlijke groep deelnemers vindt goede apparatuur en voorzieningen een belangrijke randvoorwaarde. Sommigen verwachten van de ICT-afdeling betere ondersteuning op het gebied van web 2.0. Ze vinden dat in naam van ‘beveiliging’ teveel mogelijkheden worden geblokkeerd. Daarnaast pleiten ze voor het gebruik van marktstandaarden in plaats van eigen ontwikkelingen binnen de overheid.

Persoonlijke mening op internet

Toepassingen web 2.0

Opvallend was dat bij deze vraag weinig concrete voorbeelden werden gegeven. Dit roept de vraag op of er inderdaad weinig zijn. Maar wellicht was er juist behoefte bij de deelnemers om over de mogelijkheden en randvoorwaarden te discussiëren.

En wat kunnen we zelf doen?

En de toekomst?

 Een behoorlijke groep vindt dat de overheid mee moet met de maatschappij, maar dat dit nog wel een aanpassing van de cultuur vraagt. Angst en hiërarchie passen in hun ogen niet bij de nieuwe wereld (‘De overheid moet wel mee. De maatschappij beweegt een bepaalde kant op. Achterblijven is geen optie.’ ). Politiek en het bestuur moeten dan nog wel overtuigd moet worden van de effectiviteit van de nieuwe middelen. Ook is er meer aandacht nodig om de ‘non-believers’ mee te krijgen.

Conclusie

Het lijkt alsof een kopgroep binnen de overheid de ontwikkelingen rond web 2.0 ziet en actief meebeweegt. Een deel van die kopgroep deed ook mee aan de virtuele discussie. Dank daarvoor! De uitdaging voor de toekomst  lijkt vooral te liggen in het meekrijgen van onze naaste collega’s en de bestuurders. Er wacht al die ambtenaren 2.0 een mooie uitdaging voor 2010!

Wie behoefte heeft aan meer informatie over de sessie en de resultaten kan hier terecht. Voor alle geplaatste berichten klik hier.

Ik ben erg benieuwd wat jullie opvalt in de uitkomsten en hoe jullie de sessie met Synthetron hebben ervaren.

Met dank aan Synthetron.

(Mogelijk) gerelateerde artikelen:

1. Eerste Open Koffie dit jaar over … onszelf!
2. Open Koffie 26 april 2010: paneldiscussie over 2.0 en ict
3. Resultaten van de brainstorm over Ambtenaar 2.0 in 2009
4. Ik doe mee met de virtuele Open Koffie. Jij toch ook?
5. Doe mee met de virtuele Open Koffie!

Getagged als: openkoffie, Synthetron

{ 3 reacties }