pSG 2.0 – De meeloopdag

Als je een dag met een pSG (een plaatsvervangen secretaris-generaal) van Justitie mee loopt, dan zie je veel papier en veel vergaderingen. Hoe zou dat efficiënter kunnen met 2.0? Daar heb ik wat ideeën over, maar ik ben ook benieuwd naar jullie tips!

Een paar weken geleden deed ik mee aan de brainstorm voor DWR NXT, een groep die nadenkt over de digitale rijkswerkplek van de toekomst. In een rollenspel mocht ik ‘vonkentrekkend’ duidelijk maken hoe ik als jonge ambtenaar van de toekomst en een digital native mijn werk doe. Aan het einde van de dag vroeg Jacques Snel van DWR NXT mij of hij een filmploeg een paar dagen met me mocht laten lopen om te filmen hoe ik werk. Dat leek me prima, maar dan wel als SG, riep ik. Nou dat heb ik geweten. Drie dagen later kreeg ik een mail dat Anneke van Zanen-Nieberg, de pSG van Justitie, wel geïnteresseerd was, of ik ook nog enthousiast was? Ja, natuurlijk!

Tekenmap, uitgeprinte e-mails en vergaderzalen

Afgelopen donderdag 12 november was het dan zover, en heb ik de hele dag mee mogen lopen met Anneke. Tijdens de meeloopdag heb ik druk getwitterd om jullie op de hoogte te houden van mijn ervaringen. Monique Roosen heeft hier een mooi Twitterverslag van gemaakt in Tweetdoc. Anneke heeft nooit haar telefoon bij haar liggen en vindt het vervelend als mensen tijdens overleggen op hun telefoon bezig zijn. Voor mij maakte ze echter een uitzondering dus kon ik er ongehinderd op los twitteren tijdens de overleggen waar ik bij mocht zijn.

De dag van Anneke begint altijd met het aanzetten van haar pc en het doorlopen van de tekenmap. Dit is een map waar alle stukken in zitten die ze moet ondertekenen. Deze stukken heeft ze allemaal al eerder een keer gelezen en goedgekeurd om getekend te worden (of teruggestuurd om aan te laten passen). Haar assistente geeft haar dan ook de map met alle (uitgeprinte) stukken en e-mails voor de afspraken die ze die dag heeft. Hier zit ook de uitgeprinte agenda voor die dag bij. Daarna begon de reeks van overleggen. Eerst drie afspraken in haar kamer, strak gevolgd door het MT en de strategische bestuursraad in de vergaderzalen op de gang.

Wat ik zou veranderen

De belangrijkste dingen die ik gezien of gehoord heb die dag en waar ik iets aan zou veranderen als ik pSG zou zijn, met daarbij mijn eerste gedacht over hoe dan, zijn de volgende:

• Gedurende de dag heb ik meerdere malen geprinte e-mails voorbij zie komen waar Anneke met pen op geschreven had en door haar secretaresse worden verwerkt. Sowieso heb ik erg veel papier gezien. Naar mijn idee zonde van al het papier in het kader van duurzaamheid en ook nog eens onoverzichtelijk. Ik begrijp dat dit systeem handig is voor Anneke omdat haar assistente alles voor haar bijhoudt en organiseert. Maar het moet mogelijk zijn om ook als pSG een paperless office te runnen.

• De dag van de pSG was een aaneenschakeling van overleggen. Er zaten geen pauzes tussen en we zijn niet verder dan 20 meter van haar kantoor af geweest aangezien de vergaderzalen aan de overkant van de gang zitten. Nou zijn deze ruimtes uberhaupt niet bepaald naar mijn smaak ingericht, maar ik vond ze vooral ook heel donker. Ik heb de hele dag geen daglicht gezien. Anneke zegt te proberen om ook afspraken buiten het kerndepartement in te plannen, maar naar mijn idee bestuurt ze het ministerie toch grotendeels vanaf “de 3e”. Door de feitelijk informatiedeling virtueel en open te laten verlopen zou dit veel efficienter kunnen en kan de pSG meer tijd besteden aan het ontmoeten.

• Als pSG heb je het heel druk. Iedereen wil zijn of haar ‘ding’ met Anneke bespreken, maar er zitten nou eenmaal niet genoeg uren in een werkdag om met iedereen afspraken in te plannen. Anneke lost dit op door mensen te vragen hun ‘ding’ op papier te zetten en dit naar haar te sturen. Met de bekende ambtelijke stukken tot gevolg en een enorme stapel papier die Anneke moet doorlezen en becommentarieren. Dat moet efficienter kunnen…

• Anneke communiceert vooral met de mensen direct onder haar in de hiërarchie, de zeven directeuren van het pSG-cluster. Zij verwacht dat directeuren als doorgeefluik fungeren richting de afdelingshoofden onder hen, maar in de praktijk blijkt veel informatie daar niet aan te komen, of niet zoals zij het bedoelde. Direct communiceren met afdelingshoofden of zelfs met hun medewerkers gebeurt zeer weinig en vindt ze ook eigenlijk niet gepast omdat ze dan een gedeelte van de hiërarchie overslaat.

• De kokers die onder Anneke vallen communiceren en werken te weinig met elkaar. Zeker zodra het spannend wordt kijkt men al snel naar Anneke. De samenwerking en communicatie zou niet via haar plaats moeten vinden, maar gewoon onderling. Dat zou via 2.0-tools makkelijk en efficiënt kunnen, en ook nog op een open en transparante manier zodat Anneke wel mee kan kijken.

Is het huidige systeem nog logisch?

Mijn indruk is dat de huidige werkwijze logisch is binnen het huidige systeem, maar het huidige systeem is niet logisch (meer). Veel van de communicatie vanuit Anneke en de organisatie onder haar kan naar mijn idee beter via 2.0 online plaatsvinden, omdat je de informatiestromen dan efficiënter kan managen zodat het minder tijd kost en iedereen toch beter op de hoogte is. Dit zorgt er dan ook voor dat je als pSG meer tijd kan besteden aan het echt ontmoeten van mensen.

Op donderdag 3 december heb ik een evaluatiegesprek met Anneke. Ik heb dan een uur de tijd om met haar uit te wisselen wat we van elkaars werkwijze vinden en hoe het anders zou kunnen. Dat is dus mijn kans om haar er van te overtuigen een pSG2.0 te worden. Anneke heeft aangegeven graag door mij verrast en overtuigd te worden en dat ze op zoek is naar concrete tips. Ik wil haar graag een dag uit het leven van een pSG2.0 schetsen om de verschillen aan te geven. Dit gesprek wordt ook weer gefilmd en de uiteindelijke film zal hier op Ambtenaar 2.0 gepost worden.

Ik hoop op veel tips, ideeën, reacties en toevoegingen van jullie! Wat wil jij meegeven als tip aan Anneke?

(Mogelijk) gerelateerde artikelen:

1. “Gooi oude schoenen weg, ook al heb je nog geen nieuwe.”

Getagged als: "Het Nieuwe Werken", ambtenaar van de toekomst, AvdT, digital natives, DWR NXT, justitie, psg, pSG2.0

{ 7 reacties }