Overheidsorganisatie 2.0 – meer dan technologie

De afgelopen periode heb ik een studieopdracht geschreven voor de opleiding HBO-bedrijfskunde met als onderwerp ‘Overheidsorganisatie 2.0′. In deze studieopdracht heb ik de ontwikkelingen op het gebied van web 2.0 gekoppeld aan verschillende bedrijfskundige aspecten en ontwikkelingen in de overheid. Enkele van deze ontwikkelingen zijn het steeds meer aanbieden van integrale dienstverlening, de toenemende eis voor kwaliteit en steeds sneller wijzigende wet- en regelgeving. Dit alles bij elkaar heeft geresulteerd in een beeld van een overheidsorganisatie 2.0.

Overheidsorganisatie 2.0

Iedereen heeft wel een beeld bij wat een overheidsorganisatie 2.0 is. Flexplekken, gadgets en locatieongebonden werken met web 2.0-technologieën, zoals sociale media, wiki’s, blogs, etc. zijn vaak de eerste gedachten die naar boven komen. Maar de betekenis hiervan ligt volgens mij dieper dan in wat uiterlijke kenmerken: een organisatie kan samenwerken over de organisatiegrenzen heen, het kan zijn dienstverlening en contact met klanten met nieuwe technologieën faciliteren en kan het tacit kenniswerk en haar kenniswerkers optimaal op elkaar afstemmen. Daarom is mijn definitie van een overheidsorganisatie 2.0:

• Overheidsorganisatie 2.0 is een kennisorganisatie die samenwerking over de organisatiegrenzen heen en optimale afstemming tussen complex kenniswerk en de kenniswerker strategisch inzet;
• om strategische doelen, zoals substantiële en duurzame productiviteitsverbetering, een kwalitatief betere dienstverlening en een beter welzijn en balans in werk/leven voor de kenniswerker, dus hogere motivatie en minder ziekteverzuim, te bereiken;
• door de integrale organisatie hierop in te richten, zowel door technologische innovatie (sociale en samenwerkingssoftware, locatieonafhankelijk werken) als door sociale innovatie (dienstverleningsconcept, procesmanagement, personeelsmanagement, leiderschap, communicatie).

Om uit te leggen waarom je er met technologische innovatie alleen niet bent, geef ik twee voorbeelden: sturing en leiderschap en HR-aspecten.

Leiderschap en sturing

Stel dat je technisch gezien locatie- en tijdonafhankelijk kunt werken, maar de baas kijkt nog elke dag of iedereen aanwezig is (en dus zijn werk doet), dan heeft hij weinig te sturen. Medewerkers zitten immers overal verspreid door het pand samen te werken of elders geconcentreerd alleen te werken. Door met elkaar heldere afspraken te maken over output en zowel persoonlijke als afdelingsdoelstellingen kan er een grote stap gezet worden op het gebied van sturing en leiderschap.

Een manager stuurt dus niet meer op aanwezigheid, maar op output en doelen en coacht zijn medewerkers om hun werk zo te organiseren dat het past bij hun persoonlijke levensstijl en de manier waarop zij het beste werken. In de praktijk blijkt dit voor medewerkers lastig te zijn: medewerkers vinden het heel normaal om in het weekend of avond door te werken, maar nemen niet tijdens ‘werktijd’ de tijd om een boodschap te doen of te sporten.

HR-aspecten

Een ander voorbeeld, wat de noodzaak van sociale innovatie aangeeft is het HR-aspect: het is nodig de HR-instrumenten onder de loep te nemen. Met HR-instrumenten kun je medewerkers stimuleren om op een andere manier te gaan werken. Je kunt medewerkers belonen als ze zich inzetten om informatie te delen en kwalitatief goede output leveren.

Ook als een medewerker zich zo ontwikkelt, dat hij flexibel en breed inzetbaar is binnen een organisatie, dan is er reden voor (extra) beloning. Beloning kan financieel zijn, maar ook in het vrijheid van kiezen in gadgets (smartphone naar keuze, software naar keuze). Doordat medewerkers meedraaien in soms meer dan één projecten, waarin ze samenwerken met veel verschillende mensen, is het voor de leidinggevende niet altijd mogelijk om een medewerker te beoordelen.

Een instrument dat hierbij kan helpen is 360graden feedback-beoordeling. Hierbij vraagt de medewerker verschillende collega’s en/of projectmanagers om een evaluatiegesprek en dit is input voor de beoordeling. Zo weet de leidinggevende hoe de medewerker heeft gefunctioneerd in de projecten.

Dit is slechts een greep uit de grote hoeveelheid HR-aspecten die meespelen bij het invoeren van Het Nieuwe Werken. Maar het geeft aan dat als je A: technologische innovatie zegt, je ook B t/m Z moet zeggen: sociale innovatie.

Zowel top-down als bottom-up

Het aanpassen van technologische en sociale innovatie vraagt in veel gevallen een top-down benadering. Een medewerker kan immers niet zelf besluiten om Het Nieuwe Werken toe te passen, als er niet de mogelijkheid is om elders te werken of als er wordt gestuurd op aanwezigheid. Toch kan er bottom-up ook een grote drijvende kracht ontstaan, waarin medewerkers elkaar mee kunnen nemen en van elkaar leren.

Zo zie je op steeds meer plaatsen medewerkers met elkaar experimenteren met sociale software. Dit wordt soms met argusogen bekeken, omdat het kostbare ‘productietijd’ kost, maar het levert ook veel op: medewerkers krijgen over de afdelingsgrenzen heen informatie en pakken gezamenlijk op eigen initiatief projecten op of kunnen de kennis die zij hierdoor opdoen, toepassen om hun werk beter te doen.

Zowel technologische als sociale innovatie

Je bent er dus niet met alleen technologische innovatie. Top-down kan er vanuit het (top)management gewerkt worden aan sociale innovatie, terwijl tegelijkertijd een aantal bottom-up kleinschalige, laagdrempelige projecten goed kan helpen om op een andere manier te leren werken, zoals het delen van informatie via nieuwe technologie en deze strategisch toe te passen om het eigen functioneren te verbeteren.

Wil je meer lezen? Kijk dan op mijn weblog voor de pdf van mijn studieopdracht  ’overheidsorganisatie 2.0′.

(Mogelijk) gerelateerde artikelen:

1. Ik ben meer dan mijn competentieprofiel
2. Meer over de proefprojecten Werken 2.0 bij LNV
3. Video: Amsterdam Overheidsorganisatie 2.0 van het Jaar
4. Vijf kandidaten voor Overheidsorganisatie 2.0 van het Jaar
5. Wie nomineer jij als Overheidsorganisatie 2.0 van het Jaar?

Getagged als: HNW, leiderschap

{ 2 reacties }