Negen observaties over de LNV-proefprojecten

“Hoe werkt Ambtenaar 2.0 in de praktijk?” Dat was de vraag van het project Werken 2.0 dat in januari 2009 startte. Al eerder schreef ik hier over de ervaringen. Het eindverslag Ambtenaar 2.0 en Werken 2.0 gaat sinds enkele weken door de organisatie. Hieronder de negen observaties van Werken 2.0.

Negen observaties

Zo’n twaalf trajecten zijn aan de slag gegaan met het uitproberen van web 2.0-tools (sociale media) binnen LNV. Daarnaast zijn er verschillende medewerkers zelf actief in sociale netwerken (als Hyves, LinkedIn, Facebook). Ook zijn er medewerkers die gebruik maken van sociale media voor hun werk zonder dat zij beseffen dat dit een andere manier van werken is.

In deze twaalf trajecten zien we dat:

er bij medewerkers veel belangstelling is voor het verkennen van web 2.0-tools,
de web 2.0-tools worden gebruikt voor kennisdeling,
sociale media vooral gebruikt zijn voor interne processen,
er steun is vanuit het management om web 2.0-tools te verkennen,
de web 2.0-tools niet worden gebruikt om een virtuele werkplek te kunnen creëren,
stafdirecties nog niet toegerust zijn om andere directies en diensten te kunnen ondersteunen,
extern het beeld is dat LNV in vergelijking met andere ministeries voorop loopt in het gebruik van sociale media,
de ambtenaar 2.0 niet bij uitstek jong en dynamisch is, en
een focus voor het werken met 2.0 ontbreekt.

Ik zal ze hieronder nader toelichten.

1. Warme belangstelling

Met twaalf trajecten waarin wordt gewerkt met web 2.0-tools en vrijwel wekelijks verzoeken om meer informatie, kunnen we wel stellen dat er warme belangstelling is voor sociale media bij de medewerkers van het ministerie van LNV. Ook aan de belangstelling voor de cursus web 2.0 en de maatwerktraining zien we dat LNV’ers nieuwsgierig zijn geworden en kijken of ze deze manier van werken kunnen toepassen in hun werk. In oktober was web 2.0 een belangrijk onderdeel van de managementdagen. Het zijn nu vooral de uitvoerende diensten die belangstelling hebben (de nieuwe VWA, Dienst Regelingen, Dienst Landelijk Gebied). Van beleidsmedewerkers horen we, behalve vanuit de programma’s, nog weinig.Is dat bij andere overheidsorganisaties ook zo?

2. Kennisdelen

Bij de begeleiding van de programmadirectie Gemeenschappelijk Landbouwbeleid viel op dat medewerkers behoefte hebben om anderen te vinden die met dezelfde of aanverwante onderwerpen bezig zijn. De vraag is: Hoe vind je die via internet?

Verschillende proefprojecten zijn gestrand, omdat de deelname aan de discussie uitbleef. Je bent er dus niet met het oprichten van een netwerksite en het starten van een forumdiscussie. Omgaan met sociale media vraagt een andere werkwijze: investeren in netwerkrelaties (virtueel en real life), enthousiasmeren. Voor de organisatie gaat dan gelden: faciliteer online gesprekken en groepsvorming van medewerkers. En om kennisdelen mogelijk te maken moet informatie open en ieders werk zichtbaar zijn. Hier constateren we dat er nog geen ‘platform’ is om deze gesprekken te voeren.

3. Intern gebruik

Burgers kunnen betrekken bij beleidsvorming is het eerste beeld wat web 2.0 oproept. Om dat van de grond te krijgen, is meer nodig dan wat tooltjes. Ambtenaren zijn voorzichtig om overheidsinformatie te delen met externen. Wat als je iets verkeerd doet? En bovendien, áls je dat gaat doen waar en hoe begin je dan? De meeste trajecten die aan de slag zijn gegaan met de sociale media hebben dit gedaan voor intern gebruik. De ervaringen zijn zeer waardevol. Initiators merkten dat community management nodig is: hoe betrek je mensen bij een Ning-site? Hoe krijg je discussie op gang? Waar het medium aansloeg, merkten we dat medewerkers ook meerdere tools naast elkaar gingen gebruiken. Bijzonder om te zien is dat medewerkers zoeken naar bevestiging van grenzen. En die worden niet gegeven! Ik vind dat een hele goede opstelling. Het gaat immers om je eigen, authentieke rol als medewerker. Het gevolg? Medewerkers denken heel goed over wat wel en niet kan op internet zélfs al gaat het om interne discussies. Voor de ene betekent dat meedoen en uitproberen, en de ander ziet in het ontbreken van grenzen een verbod om mee te doen.

Als de werkwijze in het ’systeem’ zit van medewerkers, zie je dat de overstap naar contact met ‘buiten’ makkelijker wordt. De trajecten van Werken 2.0 zorgen ervoor dat medewerkers experimenteren met web 2.0-tools en uitvinden wat het best bij hen past.

4. Steun management

De Bestuursraad en verschillende stafdirecteuren hebben het experimenteren met de sociale media aangemoedigd. Dit helpt natuurlijk ontzettend veel om medewerkers te motiveren. Ook leidinggevenden van de verschillende proeftrajecten hebben de ruimte gegeven aan hun medewerkers. We zien ook nog terughoudendheid bij verschillende leidinggevenden. Mogelijk omdat zij weinig ervaring hebben met web 2.0 tools. Vaak hoorden we de ‘ja-maren’: ‘Daar heb ik geen tijd voor’, ‘Internet is niet mijn ding’ of ‘Dit kan niet, want wij werken in een politieke context’. Daar hebben we lichte zorg over: misschien is web 2.0 nu een hype en verschuift de term straks wat meer naar de achtergrond, maar de ontwikkeling stopt niet. En hoewel we aanmoediging vanuit het management zagen, zijn er nauwelijks managers die mee doen!

5. Virtuele werkplek

Web 2.0-tools bieden de mogelijkheid om plaats en tijd onafhankelijk te gaan werken. We zagen in geen enkel traject dat dat een reden was om de tools te gaan gebruiken. Eén van de bezwaren van altijd en overal kunnen werken, is dat medewerkers te veel zouden gaan werken. Dat blijkt niet uit de experimenten. Ja, het is zo dat er ook ’s avonds gewerkt wordt en dat medewerkers even wat meer gaan werken. Maar gezond verstand zegt al snel: ‘als ik ’s avonds werk, dan werk ik ergens in de week wel wat minder.’

Er is nog geen formeel beleid voor thuiswerken bij LNV. De mogelijkheden zijn er wel. Dat maakt dat er heel verschillend mee wordt omgegaan. Moet je beschikbaar zijn of bereikbaar? Bij sommige teams doet het er niet toe waar en wanneer je werkt als je de afgesproken resultaten maar levert. Anderen zijn heel strikt in het verbieden van thuiswerken. Het verlies van overzicht en controle is daarbij het belangrijkste argument.

Bij Huisvestingsbeleid, ICT-ondersteuning en bij Informatiebeveiling wordt nagedacht over flexibilisering en de consequenties daarvan voor de organisatie. Over huisvesting verschijnt een aparte huisvestingsvisie. De gevolgen van web 2.0 voor DICTU (de ICT-afdeling van LNV) zijn beschreven in dit document. Al eerder dit jaar publiceerde Informatiebeleid op intranet richtlijnen voor het gebruik van internet.

6. Ondersteuning door staf

Zijn stafdirecties al voldoende toegerust om andere diensten en directies te ondersteunen? Ik denk dat het antwoord ‘nee’ is. Stafdirecties hebben virtueel werken en kennisdelen nog niet helemaal in hun eigen ’systeem’ zitten.

We zien dat er interesse is om te leren over web 2.0 bij stafdirecties. Maar het afgelopen half jaar hebben we bij de stafdirecties weinig groei gezien in het aantal mensen dat hiermee aan de slag is of wil gaan.

De vraag is wat er voor nodig is om stafdirecties toe te rusten op ondersteuning van andere diensten en directies.

7. Reputatie LNV 2.0

Hoewel we tot nu toe slechts twee trajecten hebben waarin LNV’ers sociale media inzetten voor interactief contact met de samenleving, schijnt de wijze waarop we aan het experimenteren zijn een positieve indruk te maken op externen. Deze reactie krijgen we vanuit het Ambtenaar 2.0 netwerk (waaronder ook niet-ambtenaren) en van ambtenaren verschillende overheidsorganisaties.

Waarschijnlijk komt dat door:

belangstelling van medewerkers voor het experimenteren;
aanmoediging vanuit management;
ICT-beleid: veel overheden hebben beperkte toegang tot internet;
gewoon ‘doen’ in plaats van eerst beleid.

8. Jong en dynamisch

We zien jongeren op een andere manier met elkaar communiceren. Ze hebben virtuele ‘vrienden’ en zoeken op een andere manier naar informatie. Toch is de Ambtenaar 2.0 niet per definitie de jonge en dynamische medewerker. Dé Ambtenaar 2.0 gebruikt sociale media om kennis te delen, gelijken te vinden én voor het contact met de samenleving. Met name dit laatste aspect zien we meer bij de ambtenaar die al wat langer werkt, organisatiebewust is en politieke sensiviteit heeft. Wie niet zeker weet of z’n huidige werk wel bij ‘m past, zal zich niet zo snel profileren met zijn werkzaamheden. Zie ook: Profiel van de Ambtenaar 2.0. Deze observatie kan helpen om sociale media voor ambtenaren dichterbij te brengen.

9. Focus

Waarom willen we met sociale media aan de slag? Er zijn verschillende redenen die genoemd worden:

contact met de burger;
samenleving verandert, wij veranderen mee;
samenwerken en kennisdelen;
met minder mensen werken;
tijd- en plaatsongebonden werken.

Wat is de belangrijkste reden? Dit bepaalt de weg er naartoe.

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk maken betekent dat geïnvesteerd moet worden in digitale werkplekken en bijbehorende huisvesting. Arbeidsvoorwaarden veranderen hierdoor;
Contact met de burger is investeren in informatiebeleid. Hoe weet je waar ‘de’ burger die iets heeft met een LNV-onderwerp is op internet?
Samenleving verandert, we doen mee: Gaan we met ieder modeverschijnsel mee? Of kiezen we eerst een doel en kijken dan hoe we dat invullen? Is communicatiemiddelenbeleid nodig?
Samenwerken en kennisdelen is werken aan cultuurverandering;
Met minder mensen werken: investeren in ICT om processen zo automatisch mogelijk te laten verlopen. Netwerken inzetten om doelen te bereiken. De samenleving betrekken om vraagstukken op te lossen (crowdsourcing).

Organisatie 2.0

Het experimenteren met web 2.0- tools gaat gewoon door bij LNV. Steeds een stap verder: deelnemen aan publieke discussies, meer contact met de samenleving.

De eerste ambtenaren 2.0 gebruikten de gratis mogelijkheden die internet biedt. We merken dat nu het moment komt dat er een ‘platform’ nodig is voor alle medewerkers, voor collega’s die wat minder handig zijn op de digitale snelweg.

Een volgende vraag is: leuk dat iedereen hiermee aan de slag is, maar wat wil je ermee? Het nieuwe boek van Davied (waarover hij al eerder schreef) geeft handreikingen om tot een organisatie 2.0 te komen. Maar de discussie zal binnen de organisatie gevoerd moeten worden.

Interessant? Deel het nu met anderen!

(Mogelijk) gerelateerde artikelen:

Getagged als: cultuurverandering, experimenten, LNV, proefprojecten, werken 2.0

{ 0 Comments }

Negen observaties over de LNV-proefprojecten