Actiepunten voor een overheid 2.0, deel 4: Participatieplatform

Ik ben momenteel bezig met het uitwerken van enkele ideeën over hoe een overheid 2.0 er volgens mij uit zou zien, met actiepunten om daarmee aan de slag te gaan. In deel 1 heb ik uiteen gezet dat een overheid 2.0 op drie plaatsen een rol te vervullen heeft: op internet (in de samenleving dus, zie deel 2), bij interne samenwerking (inclusief betrokkenen van buiten de organisatie, zie deel 3) en in samenwerking met de samenleving, via een online participatieplatform dus.

Op de internetsites van overheidsorganisaties is over het algemeen veel informatie te vinden (bijv. de persberichten en andere mededelingen) en er kunnen transacties worden verricht (een digitaal loket, bijv. voor het aanvragen van een vergunning). Het ontbreekt echter aan mogelijkheden voor burgers en ambtenaren om gezamenlijk te werken aan maatschappelijke vraagstukken. De huidige internetsites zijn geen platform voor samenwerking, maar vormen eerder een muur tussen overheid en samenleving, soms met een loket erin.

Uiteindelijk zouden overheidsorganisaties drie sites moeten hebben:

• op de internetsite staat wat de organisatie voor de samenleving doet en heeft gedaan;
• op het loket is te vinden wat de organisatie voor individuele burgers kan betekenen;
• op het participatieplatform staan de taken die gezamenlijk opgepakt moeten worden.

Wat is een participatieplatform?

Web 2.0 heeft het aantal mogelijkheden om los van tijd en plaats samen te komen en samen te werken enorm uitgebreid. Ambtenaren kunnen participeren in de maatschappelijke discussie en mensen van buiten de organisatie kunnen makkelijker worden betrokken bij virtuele teams. Maar het is ook mogelijk om werkzaamheden en uitdagingen gezamenlijk op te pakken door op internet plaatsen te creëren waar het potentieel van kennis, ideeën en energie in de samenleving bijeengebracht en benut kan worden.

Dit participatieplatform is niet één grote site die centraal wordt neergezet voor de hele overheid. Het gaat er niet om een nieuwe moloch te creëren. Wat dan wel? Een dergelijk platform en de voorzieningen daarop moeten voldoen aan een aantal voorwaarden:

• Het is een netwerk van internetsites, functionaliteiten en verbindingen die in samenhang een platform vormen voor samenwerking tussen overheidsorganisaties en betrokken burgers en bedrijven;
• De voorzieningen en sites zijn met elkaar verbonden en geïntegreerd via internet, bijv. door middel van links, widgets, api’s en feeds. Alle sites en onderdelen zijn dus modulair en gebouwd op basis van standaarden;
• Deze diensten en voorzieningen kunnen zowel door overheidsorganisaties worden gebouwd als door particuliere partijen (bedrijven of burgers). Zo is Verbeterdebuurt.nl zich momenteel aan het ontwikkelen tot het platform om meldingen over rommel en vernieling in de openbare ruimte te verzamelen en erover terug te koppelen;
• Elke overheidsorganisatie kan op basis van deze modules en eigen en externe content een participatieplatform samenstellen waar zichtbaar wordt op welke onderwerpen samengewerkt kan worden.

Iedere overheidsorganisatie een participatieplatform

Kortom, de bouwstenen die op deze manier worden gecreëerd kunnen door elke organisatie worden gebouwd en door elke andere organisatie worden verzameld en ingezet. De lokale kaart van Verbeterdebuurt.nl kan immers ook worden geplaatst op de site van de dienst Milieu en Beheer van een gemeente. Een applicatie die door de ene gemeente is gebouwd is waarschijnlijk voor anderen ook nuttig en kan zo worden hergebruikt. Overheidsorganisaties verzamelen vervolgens alle manieren waarop met hun organisatie samengewerkt kan worden op één pagina en aldus is er een lokaal participatieplatform ontstaan.

Dit platform is een verzamelsite, een overzicht van voorzieningen en mogelijkheden om als burger een bijdrage te leveren aan een maatschappelijk vraagstuk, aan de samenleving. Tegelijkertijd is het een manier voor een organisatie om zich te profileren als overheid die in gezamenlijkheid problemen wil aanpakken en oplossingen die burgers aandragen waardeert. Daarbij valt te denken aan verschillende functionaliteiten:

• anderen iets laten bouwen op basis van overheidsinformatie: door op het participatieplatform databronnen aan te bieden in een herbruikbare vorm kunnen bedrijven of andere initiatiefnemers nieuwe diensten of voorzieningen ontwikkelen;
• betrokkenen bij elkaar brengen rond onderwerpen: het platform moet de mogelijkheid bieden om rond een (beleids)thema communities te bouwen (met functionaliteiten à la Ning), mits die niet al elders op internet bestaan natuurlijk!
• open en interactief beleidstrajecten doen: een voorziening voor beleidsambtenaren om een beleidstraject en de stappen daarin inzichtelijk te maken, de stand van zaken door te geven, kennis en ideeën vanuit de samenleving te betrekken en over het resultaat terug te koppelen;
• meer gebruik maken van crowdsourcing bij uitvoering en controle: burgers zijn een natuurlijke partner bij uitvoering en controle. Ze zijn overal en hebben vaak hetzelfde belang. Standaard voorzieningen om bijv. kennis of ideeën in te winnen zouden handig zijn;
• een overzicht bieden van activiteiten op internet: waar vinden nog meer relevante discussies plaats waar ambtenaren in actief zijn? Aan welke voorzieningen doet de organisatie nog meer mee? Op het participatieplatform moet het volledige overzicht van participatiemogelijkheden staan.

Een interactieve gereedschapskist voor ambtenaren

Door een dergelijk flexibel en modulair systeem aan te bieden kunnen ambtenaren gemakkelijk aan de slag om burgers en bedrijven te betrekken bij hun werkzaamheden. Er ontstaat een gereedschapskist met instrumenten van de eigen en andere organisaties waarmee ambtenaren en afdelingen een omgeving kunnen samenstellen die nodig is voor een bepaalde taak. Daar kan de afdeling communicatie een begeleidende rol bij spelen.

Elke overheidsorganisatie kan aan de slag met het opzetten van een eigen site met participatiemogelijkheden, met het gebruik van bestaande online voorzieningen en diensten en het ontwikkelen en beschikbaar stellen van eigen modules en mogelijkheden. Elke bijdrage levert een puzzelstuk waarmee uiteindelijk een participatieplatform voor de hele overheid ontstaat. Een platform waar zichtbaar wordt hoe vanuit overheid en burgers gezamenlijk wordt gewerkt aan het verbeteren van de samenleving.

Tien actiepunten voor participatie

Dit deel 4 zal dus tien actiepunten gaan bevatten voor overheidsorganisatie 2.0 die bepaalde taken en processen in samenwerking met de samenleving wil gaan uitvoeren: van beleidsvorming tot uitvoering en van communities tot crowdsourcing. Ook deze tien actiepunten zullen worden voorzien van praktische bullets waar een overheidsorganisatie zo mee aan de slag kan.

1. Zorg dat de organisatie kan beschikken over een participatieplatform;
2. Maak overheidsinformatie online beschikbaar;
3. Laat burgers bijdragen aan beleidsvormingsprocessen;
4. Betrek burgers bij de uitvoering van overheidstaken;
5. Creëer digitale wachtkamers bij online dienstverlening;
6. Faciliteer communities rond de werkgebieden van je organisatie;
7. Maak deelname zo makkelijk mogelijk;
8. Zorg dat alles gedeeld en verspreid kan worden op internet;
9. Organiseer dynamiek;
10. Gebruik alle inbreng en koppel terug over het resultaat.

Hieronder de uitwerking.

1. Zorg dat de organisatie kan beschikken over een participatieplatform

Zonder fundament kun je niet bouwen. Begin dus met het creëren van een participatieplatform naast de bestaande internetsite als basis om op verder te bouwen. Deze site werkt tegelijkertijd als aankondiging van een nieuwe aanpak, namelijk om bepaalde taken en uitdagingen gezamenlijk op te gaan pakken. Behalve de introductie kan de site alvast informatiebronnen bevatten, een overzicht van communities waar ambtenaren in participeren en online voorzieningen waar de organisatie aan meedoet, bijv. Verbeterdebuurt.nl of Watstemtmijnraad.nl.

• Kom op korte termijn met een strategie of strategie over de opzet van een participatieplatform en het betrekken van burgers bij werkzaamheden en verantwoordelijkheden;
• Zet alvast een fundament neer voor een participatieplatform, als aankondiging en om te te laten groeien;
• Inventariseer welke voorzieningen, afspraken en modules al bestaan op internet en bij andere organisaties en zet ze in (organisaties als VNG of Burgerlink zouden hier een bemiddelende rol in kunnen vervullen);
• Ontwikkel modules en voorzieningen voor interactie en samenwerking (bijv. voor communities, crowdsourcing of online beleidstrajecten) en maak ze herbruikbaar voor andere overheidsorganisaties;
• Maak afspraken met leveranciers van voorzieningen om daar gebruik van te kunnen maken en om aan de kwaliteitsvoorwaarden van de overheid te kunnen voldoen m.b.t. privacy, bestendigheid, toegankelijkheid, archivering, etc. (ook bijv. met Google, Ning of Hyves);
• Meet alles en trek er conclusies uit voor de doorontwikkeling en aanpassing van het platform en de voorzieningen.

2. Maak overheidsinformatie online beschikbaar

Wees open en maak als organisatie zichtbaar waar je mee bezig bent. Een voorwaarde voor betrokkenheid en een kwalitatieve deelname van burgers aan processen en taken is een goede en actuele informatievoorziening. Alleen als burgers en maatschappelijke organisaties beschikken over dezelfde informatie is het mogelijk om een goede bijdrage te leveren. Een open overheid stelt publieke informatie overzichtelijk en herbruikbaar (volgens open standaarden) beschikbaar aan de samenleving en maakt inzichtelijk hoe processen lopen en wat de stand van zaken is. Op deze manier kan overheidsinformatie zelfs worden aangevuld (zoals bij het Nationaal Archief) en gecontroleerd op fouten.

• Laat de afdeling informatie of communicatie komen met een visie en strategie op Open Overheid voor de eigen organisatie: het online beschikbaar stellen van informatiebronnen en databanken in een open format zodat het kan worden hergebruikt;
• Zorg dat je intern je informatie op orde hebt zodat het gemakkelijk beheerd en beschikbaar gesteld kan worden online;
• Publiceer een lijst van databronnen die beschikbaar zijn;
• Begin simpel, met bronnen die makkelijk online te zetten zijn (’laaghangend fruit’). Op die manier ontstaat snel volume waar mensen mee aan de slag kunnen;
• Investeer tijd en energie die nu wordt besteed aan het beantwoorden van individuele WOB-verzoeken aan het online voor iedereen beschikbaar stellen van de gehele informatiebron;
• Maak zoveel mogelijk gebruik van de Open Data Principles als leidraad om informatie beschikbaar te stellen en hergebruik te promoten.

3. Laat burgers bijdragen aan beleidsvormingsprocessen

Er is de laatste decennia veel ervaring opgedaan met inspraak en interactieve beleidsvorming. Web 2.0 biedt de mogelijkheid om nog een stap verder te gaan en een kans om een aantal van de waargenomen belemmeringen weg te nemen. Door vanaf het begin van een (beleids)proces inzicht te geven in de vraagstelling, de aanwezige kennis en de fasen van het traject worden burgers meegenomen in het proces. Per fase kunnen andere manieren worden ingezet om ideeën, kennis of inzet van burgers te benutten en diverse prikkels (incentives) om mensen te trekken. De verantwoordelijke ambtenaar of afdeling treedt op als procesbegeleider om mensen te benaderen, stappen te maken en terugkoppeling te geven.

• Er is meer kennis buiten dan binnen de organisatie. Investeer in kennis over crowdsourcing en online processen en de inzet ervan in overheidsorganisaties. Een dergelijke expertisefunctie zou bij de afdeling communicatie of kennis opgehangen kunnen worden;
• Maak online inzichtelijk met welke projecten en werkzaamheden de organisatie bezig is en geef de mogelijkheid om daar op te reageren (bijv. via rating). Op die manier wordt duidelijk welke onderwerpen het meest geschikt zijn om mee van start te gaan;
• Begin met het inzichtelijk maken van de fasen van enkele beleidstrajecten, de informatie die beschikbaar is, wie erbij betrokken zijn en welke de beslissingen worden genomen. Neem een toegankelijk onderwerp om in eerste instantie ervaringen mee op te doen;
• Zorg voor een intern opleidingstraject voor beleidsmedewerkers om op te kunnen treden als procesbegeleiders van online beleidstrajecten. Medewerkers die deze cursus hebben gevolgd vormen een online kennisnetwerk om ervaringen uit te wisselen;
• Kies een geschikt traject (op basis van inhoud, doelgroep en medewerkers) om mee van start te gaan en begin ermee. Stel je als organisatie open op en vraag ook om feedback over de aanpak en vorm van het traject;
• Biedt ambtenaren de mogelijkheid om op het participatieplatform regelmatig en laagdrempelig status updates te geven van lopende trajecten. Deze kunnen bijv. worden doorgeplaatst op sites van betrokken communities of bij buurtsites.

4. Betrek burgers bij de uitvoering van overheidstaken

Niet alleen in de beleidsvorming kan gebruik worden gemaakt van de kennis, ideeën en energie van burgers, ook bij uitvoering en controle kan dat. Burgers zijn overal en zien veel. Hoe kan dat worden ingezet in de bedrijfsvoering? Ik noemde al Verbeterdebuurt.nl als platform waar burgers schade en grof vuil in de openbare ruimte kunnen melden. Op Iens.nl geven mensen commentaar op de kwaliteit van horeca (hoewel dit nog niet structureel wordt gebruikt door de Voedsel en Waren Autoriteit). Door laagdrempelige mogelijkheden te bieden voor burgers om hun ervaringen en waarnemingen te delen kan veel kennis worden verzameld en verwerkt.

• Inventariseer werke bruikbare voorzieningen al bestaan online, bijv. initiatieven van particulieren of van andere overheidsorganisaties. Deze kunnen vaak snel worden toegepast voor de eigen organisatie;
• Ga samenwerking aan met sites waar doelgroepen zich al bevinden (bijv. Iens.nl) en integreer reactiemogelijkheden en/of databronnen in die voorzieningen;
• Begin een openbare online brainstorm (bijv. via Battle of Concepts) om ideeën te verzamelen hoe crowdsourcing kan worden ingezet en burgers betrokken bij bepaalde taken (vgl. Ideastorm van Dell of van Starbucks);
• Kies enkele ideeën uit om snel mee van start te gaan, zodat ervaring opgedaan kan worden en de eerste dynamiek onstaat;
• Investeer in kennis over crowdsourcing en de inzet ervan bij uitvoering en toezicht. Uitvoerende en toezichthoudende organisaties moeten een apart expertisecentrum inrichten om concepten te ontwikkelen en afdelingen te begeleiden;
• Biedt een platform voor mensen om laagdrempelig waarnemingen te melden die zij relevant vinden (bijv. via een tag op Twitter of een mailadres om foto’s heen te sturen).

5. Creëer digitale wachtkamers bij online dienstverlening

Aan de loketten van overheidsorganisaties worden alle vragen individueel behandeld. Maar niet elke vraag is uniek. Soms zijn er meerdere personen met dezelfde vraag. Of misschien hebben andere personen het antwoord al en is de tussenkomst van een ambtenaar al niet meer nodig. Door een digitale wachtkamer te creëren vóór het loket kunnen burgers met elkaar contact hebben over een specifieke overheidsdienstverlening, elkaar helpen en ideeën uitwisselen. Ambtenaren kunnen participeren in deze gesprekken. Een site als Getsatisfaction.com is een bekend platform voor dergelijke ‘people powered customer service’. Het ontlast de helpdesk en er ontstaan automatisch communities van gebruikers.

• Creëer digitale wachtkamers bij online dienstverlening van je organisatie. Biedt een mogelijkheid om groepen te vormen, vragen te stellen of klachten te melden en daarop te reageren;
• Zorg ervoor dat medewerkers in staat zijn deel te nemen aan deze gesprekken (zowel qua ondersteuning als qua begeleiding en opleiding) en goed herkenbaar zijn als woordvoerder van de organisatie;
• Trek conclusies uit de gesprekken in de digitale wachtkamers, bijv. voor de ontwikkeling van nieuwe dienstverlening of aanpassing van bestaande diensten.

6. Faciliteer communities rond de werkgebieden van je organisatie

Niet alleen rond dienstverlening kunnen mensen worden verzameld. Waar je organisatie ook mee bezig is, er zijn geïnteresseerden te vinden die op de hoogte willen blijven, een verhaal kwijt willen, ideeën of relevante kennis hebben, betrokken willen zijn, etc. Wellicht bestaan daar op internet zelfs al communities voor (zie deel 2). Door mensen een platform te bieden rond hun interessegebied is het mogelijk om deze kennis, ideeën en betrokkenheid te verzamelen en in te zetten (zoals Obama nu doet voor zijn plannen met de gezondheidszorg). Bied mensen een platform om het gesprek aan te gaan met elkaar, faciliteer deze communities en leer ervan.

• Biedt een platform voor mensen om bij elkaar te komen rond beleidsthema’s of andere onderwerpen waar de organisatie mee bezig is (bijv. gebieden, wijken of projecten). Initiatiefnemer kan een ambtenaar of burger zijn, als het maar laagdrempelig is;
• Steun en faciliteer online communities, door ze een platform te bieden en functionaliteiten, maar ook met informatie, aandacht, discussiepunten, begeleiding, etc. Denk na hoe een specifieke gemeenschap het beste verder geholpen kan worden;
• De rol van de ambtenaar is steeds meer die van communitymanager: het faciliteren van online communities en discussies en het inzetten daarvan voor de werkzaamheden van de organisatie. Dat vraagt om specifieke capaciteiten en dus om specifieke opleidingen;
• Het verder ontwikkelen van de community is ook openbaar: leg vragen over te nemen stappen voor, betrek leden bij de doorontwikkeling van het platform, etc. Voer elk gesprek over de community ook daadwerkelijk op het platform en met de leden van de community;
• Maak duidelijk dat de discussies niet de mening van de organisatie weerspiegelt maar dat de organisatie de maatschappelijke discussie stimuleert door er een platform voor te bieden. Zorg wel voor duidelijke spelregels (bijv. bij het ministerie van EZ);
• Trek conclusies uit de discussies, de achtergrond van deelnemers en de data van het gebruik en verspreid deze kennis binnen de organisatie. Dit is waardevolle informatie bij strategische en taktische beslissingen.

7. Maak deelname zo makkelijk mogelijk

Hoe groter de deelname, hoe meer informatie en data om gebruik van te maken en conclusies uit te trekken. Mensen moeten verleid worden tot participatie. Toegankelijkheid van informatie en sites heeft deels te maken met techniek, vormgeving en taalgebruik (zie ook de webrichtlijnen), maar ook met sfeer en prikkelingen om deel te nemen en te reageren. Deelname moet zo makkelijk mogelijk zijn, maar ook leuk en vertrouwd. Dat vraagt om een ander soort vormgeving en om een flexibele opzet die kan meegroeien met nieuwe vragen en inzichten (perpetual beta).

• Maak het platform zo toegankelijk en simpel mogelijk. Neem eenvoud voor de gebruiker als uitgangspunt (zoals Google). Let daarbij niet alleen op vorm en tekst, maar geef ook duidelijke handvatten om deel te nemen (’Reageer hierop’, etc.);
• Spreek mensen aan, stel vragen, trek ze langzaam in de discussie, etc. Kortom, wees een discussieleider en verleid mensen tot participatie;
• De huisstijl van internetsites is over het algemeen ontwikkeld met het doel informatie te presenteren, niet om een omgeving te creëren voor gesprekken en samenwerking. Zorg dus dat er een speciale variant op de huisstijl wordt gemaakt voor participatieve omgevingen;
• Gebruik ook andere vormen om mensen te betrekken, bijv. gaming. Wees creatief en zoek de vorm die het beste past bij onderwerp en doelgroep;
• Zorg dat belangrijke sites en pagina’s te bereiken zijn via simpele en logische links (bijv. cursus.ambtenaar20.nl of www.volkskrant.nl/binnenland) waar mensen makkelijk naar kunnen verwijzen.

8. Zorg dat alles gedeeld en verspreid kan worden op internet

Het aanbod aan informatie en aan internetsites wordt steeds groter. Het aantal kanalen versnippert en er is steeds meer concurrentie om aandacht. Iedereen kan publiceren. Een gratis blog bij WordPress is even goed bereikbaar als een site waar veel geld in is geïnvesteerd. Om mensen te bereiken en te betrekken moet juist gebruik worden gemaakt van het feit dat iedereen kan publiceren. Een boodschap die via netwerken wordt verspreid is krachtiger omdat vertrouwen wordt gesteld in de afzender. Om dat effect te bereiken moet het zo makkelijk mogelijk worden gemaakt om links, teksten of functionaliteiten te verspreiden. Op die manier kan online verbinding worden gelegd met je product, dienst of merk en wordt het participatieplatform verbonden met de maatschappelijke discussie online.

• Zorg ervoor dat alles op site “widgetable” is zodat het door anderen kan worden verspreid via internet (zoals het embedden van filmpjes van YouTube of knopjes om onderdelen toe te voegen aan Delicious, iGoogle of aan iemands blog);
• Bouw modulair en op basis van standaarden;
• Zorg ervoor dat de onderdelen ook intern verspreid kunnen worden, via intranetten, interne blogs en platforms;
• Breng actief informatie over en delen van het participatieplatform naar mensen en groepen, ook offline. Dat vraagt om een communicatieplan 2.0 in samenwerking met de afdeling communicatie;
• Doe onderzoek naar de re-usability van internetsites en -platforms: hoe kan op de site hergebruik worden gestimuleerd? Welke onderdelen worden het meest gedeeld en waarom? Welke vormgeving, woorden en functies werken het best?
• Schuif medewerkers, producten of organisatieonderdelen naar voren als herkenbaar, interactief merk op internet;
• Werk via netwerken: hou contact met nodes in de netwerken (sleutelfiguren, stemmingmakers, etc.) om de impact te verbreden en meer mensen te bereiken.

9. Organiseer dynamiek

In een leeg café wil niemand zitten. Er moet dus wat te doen zijn: gezelligheid, dynamiek. Om aandacht te trekken, communities actief te houden en interactie te creëren moet er buzz zijn, beweging. Dat vraagt een investering van de communitymanager, bijv. door mensen uit te nodigen om bij te dragen of door iets te organiseren. Maar een juiste inrichting van het platform helpt daar ook bij, bijv. door mogelijkheden te bieden om te personaliseren en te abonneren (mail, rss, activiteitenlijsten, etc.). Zowel expliciete als impliciete (geaggregeerde) informatie kan worden gebruikt (bijv. best bezochte pagina’s, ‘kijk ook eens op’, etc. Zie ook Amazon.com). Naar buiten toe kan die dynamiek ook worden uitgedragen.

• Creëer op het platform dynamiek en buzz: veel veranderingen, nieuwtjes, etc. Zorg dat het interessant blijft en dat mensen een reden hebben om regelmatig terug te komen;
• Maak een planning voor de site of groep om regelmatig met iets nieuws te komen en beweging te houden;
• Betrek leden of aanwezigen op de site door ze een rol te geven. Op die manier worden mensen gestimuleerd om terug te komen en bij te dragen;
• Organiseer wedstrijden en gebeurtenissen waarbij wordt gevraagd om bijdragen, bijv. een poll, een prijsvraag (voor een goed idee of om iets te bouwen of schrijven) of reacties op een actuele kwestie;
• Zorg dat ambtenaren die online actief zijn (of via andere kanalen) op de hoogte zijn van wat er wordt georganiseerd en wat op het participatieplatform wordt aangeboden, zodat ze ernaar kunnen verwijzen.

10. Gebruik alle inbreng en koppel terug over het resultaat

Veel burgers zijn genegen om mee te denken en te praten over zaken die hen aan het hart gaan of waar ze interesse in hebben, dus ook de thema’s waar we als ambtenaren mee bezig zijn. Het vraagt van mensen een investering in tijd en moeite om zo’n bijdrage te leveren. Daar willen ze wel iets van terug zien. Niet perse dat er iets mee wordt gedaan, maar in ieder geval een bevestiging dat ze gehoord zijn. Samenwerken kan alleen op basis van vertrouwen en respect. Dat vraagt van betrokken ambtenaren om duidelijkheid en authenticiteit (zie ook de werkprincipes). Denk vooraf goed aan verwachtingenmanagement en koppel achteraf terug wat er met bijdragen is gedaan en waarom.

• Elke bijdrage is waardevol en moet zichtbaar zijn en meegenomen worden (m.u.v. schuttingtaal en niet-relevante of beledigende teksten). Wees dus zeer voorzichtig met het verwijderen of weigeren van bijdragen. Reageren op basis van argumenten is sterker;
• Eerlijkheid en vertrouwen zijn cruciaal om de authenticiteit en de waarden van een organisatie of merk neer te zetten en mensen te betrekken en betrokkenen te houden. Kom met een strategie om dat imago te verbreden en een plan om het waar te maken;
• Maak alle bijdragen inzichtelijk en stop niks weg;
• Denk van tevoren na over verwachtingenmanagement en geef aan wat de positie en fase is van een online samenwerking of discussie in de context van overheid en politiek rondom dat thema;
• Zorg voor terugkoppeling. Een online traject loopt van het eerste begin tot de laatste stap. Hou betrokkenen gedurende het gehele traject op de hoogte van de stand van zaken, de besluitvorming en afwikkeling en laat zien wat er met bijdragen gedaan is.

Samenvattend

Een ruimte waar overheid en samenleving, ambtenaren en burgers, gezamenlijk kunnen bouwen aan oplossingen is een nieuw concept. De organisatie is daar nog nauwelijks op ingericht, gebouwen zijn daar nauwelijks op ingericht, en ook online zijn daar geen voorzieningen voor. Die moeten we echter wel creëren. Er moeten platformen worden gecreëerd waar de nieuwe mogelijkheden van web 2.0, co-creatie en crowdsourcing kunnen worden ingezet. Ambtenaren en burgers moeten de instrumenten aangereikt krijgen om ermee aan de slag te gaan en nieuwe oplossingen en werkwijzen te vinden. Dat zijn de bruggen over de kloof.

Dat vraagt wel om een andere manier van werken, zowel intern als naar buiten toe. Stafafdelingen kunnen daarbij ondersteunen, maar uiteindelijk moet het beheer (bijv. het communitymanagement) bij de verantwoordelijke afdeling liggen. Aan overheidsorganisaties de taak om daar goed over na te denken en een strategie voor te ontwikkelen. Samenvattend komt dat neer op vier stappen:

1. Maak alle informatie online beschikbaar en geef inzicht in je werkzaamheden;
2. Biedt een platform voor mensen om bij elkaar te komen en bij te dragen;
3. Organiseer dynamiek en zorg dat het gaat leven en verspreid wordt;
4. Zorg dat alle inbreng verwerkt wordt en koppel terug over het resultaat.

Dit is een nieuwe wereld voor overheid en samenleving, maar een cruciale factor om naar een overheid 2.0 en een samenleving 2.0 te groeien. De vraag is niet of taken steeds meer in gezamenlijkheid opgepakt gaan worden, maar hoe en wanneer. Prof Valerie Frissen sprak vandaag over een nieuwe kloof: tussen een samenleving 2.0 die al onderweg is en een overheid 2.0 die nog maar net van start is. Met deze actiepunten (en die uit de eerdere delen) kunnen overheidsorganisaties beginnen met de achtervolging.

Inhoudsopgave van de serie:

• Actiepunten voor een overheid 2.0, deel 1: Drie werelden
  
• Actiepunten voor een overheid 2.0, deel 2: Op internet
• Actiepunten voor een overheid 2.0, deel 3: Organisatie 2.0
• Actiepunten voor een overheid 2.0, deel 4: Participatieplatform
• Actiepunten voor een overheid 2.0, deel 5: Een strategie

(Mogelijk) gerelateerde artikelen:

1. Leiderschap 2.0 deel 2. Wat leren we van World of Warcraft?
2. Actiepunten voor een overheid 2.0, deel 3: Organisatie 2.0
3. Actiepunten voor een overheid 2.0, deel 1: Drie werelden
4. Actiepunten voor een overheid 2.0, deel 2: Op internet
5. Actiepunten voor een overheid 2.0, deel 5: Een strategie

Getagged als: "open data", beleidsvorming, buzz, communities, eParticipatie, platform, re-usability, uitvoering, webrichtlijnen, werkprincipes, widgets

{ 5 reacties }