Alle enige tijd geven wij vanuit Atos Origin voor Ambtenaar 2.0 de cursus Werken met web 2.0 voor ambtenaren. Tijdens deze cursus worden ambtenaren bekend gemaakt met zowel de achterliggende filosofie als de werking van 2.0-instrumenten. Onder de cursusdeelnemers bevonden zich een tal van informatiespecialisten van verschillende departementen en tijdens elke cursus waren zij onverminderd enthousiast over de mogelijkheden van zeker één tool, te weten Delicious. Delicious maakt het mogelijk bookmarks van internetsites te delen met anderen, oftewel in web 2.0-taal: Delicious is social bookmarking.
Brug tussen Ambtenaar 2.0, social bookmarking en DWR
In deze post tracht ik een brug te bouwen tussen Ambtenaar 2.0, Social Bookmarking en het programma Digitale Werkomgeving Rijksdienst (DWR). Deze verbinding zal uitmonden in een voorstel hoe informatiespecialisten binnen de Rijksdienst effectief en efficiënt samen kunnen werken m.b.t. bronnenonderzoek op het internet.
Op de website routeplanner e-overheid staat “Het programma DWR ontwikkelt een digitale werkomgeving voor alle rijksambtenaren binnen de dertien ministeries. Daarmee komt alle informatie en functionaliteit beschikbaar, die de rijksambtenaar voor zijn werk nodig heeft. De rijksmedewerker kan op elk gewenst moment, op elke plaats en met elk apparaat (PC, PDA, laptop etc.) op een veilige wijze beschikken over de digitale informatie en applicaties die hij voor zijn werk nodig heeft.”
Jacques Snel, directeur DWR, stelt het volgende over de noodzaak van het programma: “Beleidsmakers zitten momenteel te sterk in hun eigen kokers, terwijl steeds vaker van ze wordt verwacht dat ze interdepartementaal samenwerken op beleidsterreinen die departementsgrenzen overstijgen. Denk aan samenwerkingsverbanden op het beleidsterrein Jeugd en Gezin of Wonen, Wijken en Integratie. Het interdepartementaal samenwerken vraagt om een flexibele en ontkokerde organisatie.”
Delicious, netwerken & RSS
Informatiespecialisten ontvangen veelvuldig opdrachten om informatie te verzamelen over een bepaald (beleids)onderwerp. Hierbij wordt meer en meer gebruik gemaakt van het internet. Relevante informatie van websites wordt geknipt en geplakt in een document, samen met de URL als bronvermelding, en hoogstwaarschijnlijk ook opgeslagen als bookmark of favoriet in het desbetreffende mapje in de eigen webbrowser. Met regelmaat komt het voor dat een website ondergebracht kan worden in meerdere mapjes. Dit is lastig, maar door de site op te slaan in meerdere mapjes dus niet onoverkoombaar. Normaliter ontstaat dit dilemma bij ‘klassieke’ informatie niet, omdat gewerkt wordt met het toekennen van metadata en/of trefwoorden.
Als er voor zou worden gekozen de bookmarks op te slaan in Delicious i.p.v. in de browser, dan blijft de gewende werkwijze intact. Delicious werkt namelijk met ‘Tagging’ van webpagina’s oftewel het toekennen van één of meerdere trefwoorden aan een site. Een bijkomend voordeel van het gebruik van Delicious is dat het de mogelijkheid biedt om een netwerk op te richten rond deelnemers. Dit biedt uitkomst als twee of meer informatiespecialisten samen op één klus zitten en onderzoek op het internet uitvoeren.
Ter verduidelijking, de bookmarks worden opgeslagen op het internet en binnen het aangemaakte netwerk tussen de informatiespecialisten direct zichtbaar gedeeld. Als de informatiespecialisten ook nog een specifieke tag meegeven voor de opdracht, dan is het versturen van één link naar de aangemaakte bookmarks op Delicious aan de opdrachtgever voldoende. Stel dat deze tag van te voren wordt gedeeld met de opdrachtgever, dan zou deze een RSS-feed op die tag kunnen nemen. Het resultaat: een automatische attendering wanneer nieuwe relevante websites/pagina’s zijn gevonden door de informatiespecialisten. Voorwaarde hiervoor is natuurlijk wel dat de opdrachtgever weet wat RSS is en hoe je dat in het werkproces inzet. Deze werkwijze is tijdens de cursus regelmatig onderwerp van gesprek en er wordt opgemerkt dat het merendeel van de opdrachtgevers geen gebruik maken van RSS. Maar hierover later meer.
Informatiespecialisten, verenigt U
Stel je voor dat alle informatiespecialisten binnen de Rijksdienst gebruik zouden maken van Delicious en met elkaar verbonden zouden zijn in één Delicious-netwerk. Dit betekent een enorme transparantie in het bronnenonderzoek dat de informatiespecialisten verrichten op het internet. En stel dat zij werken vanuit één overeengekomen basisset van unieke tags die zich steeds verder uitbreidt en verdiept, dan zou het internet (beleidsmatig relevant) in kaart worden gebracht voor alle rijksambtenaren en tevens voor geïnteresseerde instellingen en burgers.
Via de bovengenoemde werkwijze kunnen informatiespecialisten i.r.t. internetonderzoek flexibel en interdepartementaal samenwerken en een zekere verkokering van beleidsterreinen waar het gaat om informatievoorziening voorkomen. Uiteraard vereist dit wel een wijziging in denken en handelen bij de informatiespecialisten met betrekking tot internetonderzoek, maar ik denk zeker dat het bovenstaande een proefproject waard is.
RSS en DWR
Voor zover mijn informatie juist is, zal DWR tevens een zogenaamde attenderings- en signaleringsfunctie bevatten. Rijksambtenaren kunnen zich dan op basis van een interesseprofiel abonneren op het ontvangen van nieuwsberichten. Deze nieuwsberichten worden automatisch gegenereerd door het attenderingssysteem binnen DWR. De inschrijver ontvangt bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks per e-mail de voor hem of haar relevante en nieuwe informatie.
Het attenderingssysteem wordt onder meer gevoed door feeds. Dus kunnen er aan het systeem ook feeds worden aangeboden op enkele of meervoudige (beleid) tags uit Delicious. Dit betreft feeds op tags die door de informatiespecialisten zijn aangewend om interessante webpagina’s te bookmarken. De ambtenaren die zich geabonneerd hebben middels de attenderingsfunctie krijgen dan ook automatisch de gebookmarkte webpagina’s uit Delicious aangeboden als informatiebron. Op deze manier wordt het eerder gesignaleerde probleem dat het merendeel van de ambtenaren geen RSS gebruikt, ondervangen.
Wachten of nu al aan de slag?
Het organiseren van de informatiespecialisten om mee te werken aan het delen van en het samenwerken aan bronnenonderzoek op het internet via Delicious is een hele toer, aangezien nu een beperkt aantal informatiespecialisten gebruikmaken van social bookmarking. Persoonlijk ben ik ervan overtuigd dat het bovenstaande kan werken in de praktijk en dat dit project binnen redelijk korte termijn toegevoegde waarde levert. De kosten voor ICT zijn al begroot. Deze bedragen nul euro. Wat nodig is, is inzet en vertrouwen van de rijksinformatiespecialisten in dit project, en gedegen ondersteuning en begeleiding vanuit een projectbureau. Uiteraard is sponsorschap vanuit een programma zoals DWR of Vernieuwing Rijksdienst een vereiste.
In de tijd dat DWR nog niet beschikbaar is, kunnen de feeds van Delicious al wel gedeeld worden. Zoals eerder gezegd door het versturen van een link naar een specifieke Delicious pagina of door het beschikbaar stellen van Delicious RSS feeds via bijvoorbeeld iGoogle. Het aangemaakte iGoogle tabblad met feeds wordt vervolgens gedeeld met de opdrachtgever, maar dan moet deze wel gebruikmaken van iGoogle en die kans is klein. Wat ook kan is een specifieke intranetpagina aanmaken en de feeds daar bijvoorbeeld tonen aan de hand van widgets. Maar de meest eenvoudigste optie is helaas toch knippen en plakken van de Delicious-pagina in een Word document… Ook al heeft deze methode niet mijn voorkeur, het ziet er wel netjes uit, aangezien de toelichting en tags op de gevonden webpagina’s netjes meekomen.
Afsluitend
Om te kijken of mijn inzichten worden gedeeld met betrekking tot de inzet van Delicious binnen de Rijksdienst, zou ik graag een poll willen houden. Indien deze poll positief uitpakt, dan neem ik met genoegen de organisatie van een aantal Delicious workshops voor mijn rekening. In september a.s. starten we weer met de volledige cursus web 2.0 voor ambtenaren, waarvoor aanmelding nog mogelijk is. Aansluitend op een viertal cursusdagen in september zal van 16.30 tot ongeveer 17.30 de workshop gegeven worden. Per workshop kunnen 12 mensen kennismaken met Delicious, waarna toepassing in de praktijk gegarandeerd is. Ik ben benieuwd!
- Deze post is gelijktijdig gepubliceerd op Digitaliteit.nl.
- Eerdere bijdrage over bibliotheek 2.0 op Ambtenaar 2.0.
{ 12 reacties }
{ 12 reacties }
Leuk initiatief maar hoe verhoudt dit zich tot andere initiatieven en vooral ALERT en Nieuwsvoorziening Rijksportaal?
Initiatief is aanvullend bedoeld en kan extra kwalitatieve hoogwaardige input leveren aan ALERT en Nieuwsvoorziening Rijksportaal in de vorm van RSS-feeds die door eerder genoemde systemen verwerkt kunnen worden.
Beste Jan,
Goed om te lezen dat je ervan overtuigd bent dat het project gaat werken. Ik ben het met je eens dat het van toegevoegde waarde kan zijn.
Persoonlijk denk ik dat tagging sowieso zeer waardevol is. Het zou ook de burger kunnen helpen om allerhande beleidsdocumenten (terug) te vinden op overheidswebsites. Met name wanneer zij zelf tags kunnen toekennen aan documenten en dossiers. Dit zou de servicegerichtheid van veel sites zeker ten goede komen.
Ik ben daarom erg benieuwd hoe dit zich verder gaat ontwikkelen en wat we hiervan kunnen leren. En of het überhaupt valt toe te passen op de manier waarop ik denk dat ‘t handig is.
Ik heb meteen even de url van het artikel bewaard in mijn Del.icio.us
Hallo Jan,
als oproep aan de informatiespecialisten bij het Rijk vind ik het wel jammer dat de blog zo instrumenteel én op één web2.0-tool is gericht. Op zich prima hoor als tagging via Del.ici.ous uniform en breed door de informatiespecialisten wordt opgepakt, maar ik mis toch wel het een en ander:
- informatiespecialisten zouden eerst overtuigd moeten zijn dat zij anders zouden moeten gaan werken en zijn zij dit op dit moment al? Willen zij al open en transparant kennisdelen en samenwerken via netwerken en Del.ici.ous? Zien ze hiervan al de waarde?
- het kennisniveau ten aanzien van web2.0 is gedifferentieerd, dus de vraag is in hoeverre zij al breed bekend zijn met social bookmarking en de voor- en nadelen daarvan
- De bibliotheekwereld kent zijn eigen metadataset. Hoe zit het met de aansluting/afstemming tussen tagging en deze metadata/trefwoorden/thesauri?
- hoe zit het met de aansluiting en afstemming met de metadata binnen de DIV-wereld?
- tot slot, er is ook een ning.site speciaal tbv informatieprofessionals bij het rijk. Ik zal jouw blog en discussie hierop vermelden. ( http://informatieprofessionals20.ning.com/ )
Hi Mattijs,
Deel je mening over tagging, metadatmodellen blijven (soms) wat lastig… Ben benieuwd wat jou ‘manier’ van toepassen is/zou zijn voor jezelf en/of in breder verband.
Hi Anne-Marie,
Bedankt voor de uitgebreide reactie en de blogpost is inderdaad instrumenteel, maar is zo ook bedoeld, een trigger tot nadenken en hopelijk doen. En als je het doet, dan kom je onderweg o.a. de punten tegen die jij aanstipt.
Ik weet niet of de bereidheid bestaat om anders en transparant te werken op het gebied van bronnen onderzoek op het internet. Ik denk wel, dat als de waarde wordt gezien, overtuiging volgt.
En om de waarde te kunnen zien, zal je het eerst een kans moeten hebben gegeven. Bevalt het, dan gebruik je het en zo niet, jammer, maar goed om te weten.
Ik denk dat Delicious (nog) niet zoveel gebruikt wordt binnen de overheid, maar ik hoop dat ik me vergis. Dat is ook de reden dat, indien de poll gunstig uitvalt, een aantal Delicious introductie workshops worden georganiseerd die open staan voor informatie specialisten van het Rijk.
Een uitdaging is inderdaad aansluiting/afstemming tussen tagging en metadata/trefwoorden/thesauri. Tagging is vrij, dus zal zijn eigen leven gaan leiden. De mate waarin hangt af van de cohesie binnen de Delicious netwerkgroep en de verbondenheid met de bibliotheek en DIV wereld. Of het erg is als het gaat afwijken? Ik weet het niet, hangt af vanuit welk perspectief je het bekijkt.
Goed dat er een Ning is voor infoprofs!
Ga mij direct aanmelden op http://informatieprofessionals20.ning.com/
Jan,
Momenteel ben ik (samen met een projectgroep) bezig aan de ontwikkeling van een nieuwe website. Daarbij vinden wij het belangrijk dat alle informatie even makkelijk te vinden is. Op zich open deuren intrappen, maar onze mogelijke oplossing is zeker interessant: Al snel hadden we bedacht dat metadata hier een belangrijke rol in kan spelen.
Idealiter willen we beleidsdocumenten niet meer in dossiers aanbieden. Alles komt in één grote digitale, online-vergaarbak. Aan alle documenten worden metadata toegevoegd. Via ‘zoekwoorden’ kan een persoon daarom heel snel de informatie vinden die hij of zij zoekt. Denk bijvoorbeeld aan burgers die informatie zoeken over subsidies of vergunningen.
Voorwaarde die we stellen aan het gebruik van metadata is dat bezoekers van de site zelf ook tags moeten kunnen toevoegen. Op die manier werkt de data tweeledig: De documenten zíjn niet alleen makkelijk vindbaar, ze wórden alleen nog maar makkelijker vindbaar. Bovendien kunnen wij leren van de zoektermen die onze bezoekers gebruiken.
Een voorbeeld daarvan zijn de bedieningstijden van de bruggen. Het is echter gebleken dat de mensen voor wie die informatie relevant is, zoeken op ‘openingstijden bruggen’ in plaats van ‘bedieningstijden bruggen’.
Ik denk zeker dat we kunnen leren van de manier waarop informatie is geordend op Del.icio.us, maar het nog teveel toekomst muziek is om dat succesvol door te voeren. Informatie delen vergt nog altijd taak- en afdelingsoversteigend denken. Mijns inziens is het nu belangrijk voor het ambtenaar 2.0-netwerk om te pleiten voor procesgericht- in plaats van taakgericht werken. Als dat tussen onze oren zit, dan wordt informatiedelen een stuk makkelijker.
Geweldig initiatief! Mooi voorbeeld van buiten-naar-binnen denken. Wij hebben ooit iets soortgelijks (technisch) uitgezocht voor een museum. Die hebben/hadden moeite met ontsluiting van de collectie naar het publiek toe, gezien de verschillende doelgroepen zoals scholieren, studenten, hobbyisten, wetenschappers enz. Ben benieuwd hoe jullie project verloopt.
Delicious toekomst muziek? Eens moeten de muzieknoten geschreven worden, anders kan het stuk nooit uitgevoerd worden.
Van taakgericht naar procesgericht denken en werken, helemaal eens, daar waren we 10 jaar geleden ook mee bezig. De gekantelde organisatie; soort van matrix organisatie met procesverantwoordelijken enzo. Invoering bleek zeer lastig, en ging gepaard met (grote) wijziging in de formele systemen van de organisatie. Kortom, invoering duurt relatief lang en was voornamelijk top-down gestuurd.
Voor de duidelijkheid ik ben groot voorstander van procesdenken, maar het vergt naast een structuurverandering een cultuuromslag binnen de totale organisatie. Dat is een hele klus.
Vandaar dat ik pleit voor meer netwerkdenken en -handelen, meer bottom-up, informeel, kleinere groep, zodat gelijkgestemden met elkaar iets kunnen bereiken los van bestaande formele structuren. En als dit ergens moet lukken, dan is het toch wel hier, bij Ambtenaar 2.0. Vandaar ook de titel van deze post.
Jan,
Als informatiespecialist bij DWR ben ik nauw betrokken bij de ontwikkeling van de attenderingsfunctie die beschikbaar komt via het rijksbrede intranet. Je idee om tags die door informatiespecialisten worden gedeeld via Delicious als bron te gebruiken voor deze attenderingsfunctie zeker de moeite waard om te onderzoeken. Uiteraard is het zelf kunnen toevoegen van rss-feeds van websites door informatiespecialisten en eindgebruikers ook opgenomen als een functionele wens in het systeem. Met jouw oplossing kunnen we nog gerichter en preciezer zorgen voor interessante bijdragen die aansluiten op de informatiebehoefte van de gebruikers van het systeem.
Een eventuele pilot wil ik best helpen opstarten.
@ Anne-Marie: Ik denk dat informatiespecialisten per definitie kennisdelers zijn. Ze zijn alleen nog (over het algemeen) te weinig bekend met web 2.0 toepassingen in de praktijk. Ik ben zelf ook altijd sceptisch ten aanzien van dit soort toepassingen. Geen web 2.0 omdat het perse moet maar omdat er met relatief weinig inspanning een (groot) voordeel voor je klanten ontstaat.
Hallo Sandra, dat ben ik wel met je eens over dat kennisdelen, maar men is ook vaak nog veel te veel bezig op ‘traditionele’ wijze hieraan invulling te geven. Daarbij merk ik toch ook dat door werdruk en bezuinigingen men ipv naar nieuwe wegen te zoeken om werkzaamheden op een andere, efficientere en/of effectievere wijze uit te voeren, men bijv. blijft vasthouden aan alles zelf willen ontsluiten, niet een balie wil opheffen, geen (bepaalde) fysieke collecties wil saneren, enz. Er zou meer durf aan de dag gelegd moeten worden om na te denken over anders werken en dat betekent meer samenwerkend met anderen zowel binnen als buiten je organisatie, meer kennisdelend en verouderde ‘bibliotheekwerkzaamheden’ stopzetten. Dat dit heel moeilijk is en dat men vaak niet weet hoe dit aan te pakken, is begrijpelijk, maar met behulp van duizenden leden op diverse platforms Bibliotheek 2.0, Informatieprofessionals 2.0 en Ambtenaar 2.0 zou hier toch stappen in gezet moeten kunnen worden.
Anne-Marie, ja ik herken wel wat je beschrijft. Misschien ben ik wat optimistisch omdat ik zelf een dergelijke verandering van traditioneel naar meer digitaal mede heb vormgegeven en uitgevoerd in mijn vorige baan (waarbij echt een fysieke balie is gesloten, jawel!). Met mijn reactie wilde ik meer aangeven dat er geen heilig moeten is bij web 2.0 maar dat het op een praktische manier inzetten van Delicious zoals Jan voorstelt een aantal informatieprofs wellicht over een drempel helpt. Dus gewoon doen i.p.v. eerst een grote groep proberen te overtuigen dat zij op een andere manier moet gaan werken.
Overigens vind ik jouw opmerkingen over metadata en thesauri ook boeiend om eens verder over van gedachten te wisselen, buiten deze discussie om wellicht.
Hi Sandra, bedankt voor de positieve feedback en voor het aanbod! Zoals de poll er nu uit ziet is bijna 70% het eens met de stelling. Dit betekent dat er in september een aantal workshops in Delicious worden gegeven. Heb je zin om dit samen op te zetten?
Workshop is al voor 80% gereed, mis de specifieke kennis in relatie tot de attenderingsfunctie van DWR.
@ Anne-marie doe je ook mee? Kijken of we het metadata en thesauri vraagstuk direct goed kunnen oppakken.
Comments on this entry are closed.