Europa speelt een belangrijke rol binnen de beleidsterreinen van de gemeente Amsterdam. Veel bevoegdheden en taken van de gemeente hebben raakvlak met Europese regelgeving en beleid. Kennis hierover is erg verspreid over de verschillende diensten en stadsdelen en is vaak geconcentreerd bij een kleine groep ambtenaren.
Het beheren, delen en toepassen van deze Europese kennis vraagt om een specifieke aanpak. Hoe zorg je ervoor dat de juiste persoon de juiste kennis op het juiste moment tot zijn beschikking heeft? Hoe houd je deze kennis actueel en hoe borg je de kennis in de gehele organisatie?
Binnen de gemeente Amsterdam is grote behoefte aan één Europese portal waar ambtenaren kennis over Europa met elkaar kunnen delen. Om dit te faciliteren hebben we binnen de dienst Milieu en Bouwtoezicht een kennismanagementsysteem ontworpen. Dit systeem richt zich op het delen van de aanwezige Europese kennis en het ontwikkelen en toepassen van nieuwe kennis binnen de gemeente Amsterdam. Iedere kenniseigenaar is zelf verantwoordelijk voor het beheren van zijn dossier.
Eén Europese portal
Door de aanwezige Europese kennis bij elkaar te brengen in een Europese portal ontstaat een krachtig netwerk. Zo wordt duidelijk welke Europese projecten er lopen, welke ambtenaren daar mee bezig zijn, met wie je contact kunt opnemen voor meer informatie, welke overlegvormen er zijn, wie daar aan deelnemen en wat op de agenda staat. Via fora kun je discussieren over een project en via rss blijf je op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op de Europese portal. De projecten zijn via een mash up op een kaart te bezichtigen. Door een koppeling met het content management systeem van de gemeente Amsterdam is de informatie ook op het intranet van Amsterdam te vinden.
Ook buiten Amsterdam heeft dit grote voordelen. Stel je eens voor dat onze Amsterdamse lobbyiste in Brussel precies weet wie binnen Amsterdam met welk dossier bezig is, zodat ze veel gerichter kennis kan delen met de Amsterdamse ambtenaren.
The road to …
Naast het ontwikkelen, delen en toepassen van nieuwe kennis gaan we belangrijke informatiestromen binnen de gemeente Amsterdam automatiseren. Ambtenaren krijgen straks op basis van hun functie automatisch de juiste berichten. Een voorbeeld:
Wanneer een voorstel voor een wettekst overgaat van groenboek naar witboek, dan ontvang je op basis van je functie automatisch een melding. Zo ontvangt een geluidsspecialist die specifieke informatie die hij nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen. Nu is het nog afhankelijk van de betreffende medewerker of informatie tijdig gesignaleerd wordt. Deze informatie is vaak te belangrijk om aan het toeval over te laten.
Daarnaast kijkt ieder organisatie-onderdeel vaak vanuit zijn eigen expertise naar de ontwikkelingen op het gebied van Europese regelgeving en beleid. Door de informatiestromen te automatiseren krijgen andere diensten ook een melding op het moment dat het voor hen ook interessant wordt om mee te kijken. Zo kunnen ze bepalen wat de wijzigingen voor de gemeente Amsterdam in zijn totaliteit betekenen en wie er nog meer bij betrokken moeten worden.
Subsidie in Plain English
Op de Europese portal zijn ook filmpjes met betrekking tot Europa te vinden. Zo is een proeffilmpje opgenomen via het concept plain english. Het filmpje legt op een simpele manier uit wat er komt kijken bij een subsidie-aanvraag. Werkt het voor de gemeente Amsterdam ook om complexe onderwerpen zo uit te leggen?
Het project Europa 2.0 is een samenwerking tussen de dienst Milieu en Bouwtoezicht, Ruimtelijke Ordening, Economische Zaken en de Bestuursdienst. De komende tijd gaan belangrijke spelers binnen Amsterdam aan de slag met het kennismanagementsysteem, waaronder de Amsterdamse lobbyiste in Brussel. Vanaf juni start de cursus Europa 2.0 voor Amsterdamse ambtenaren van alle diensten en stadsdelen. Na deze cursus kan iedereen zijn eigen projecten toevoegen en beheren.
De komende tijd houd ik jullie op de hoogte van de ontwikkelingen in het project Europa 2.0.
(Mogelijk) gerelateerde artikelen:
- Voor een opener en participatiever Europa
- Overheid 2.0, government 2.0, Europa 2.0
- Onderweg naar gemeente 2.0
- Start proeftuin Europa 2.0
- Open Innovatie bij de gemeente Amsterdam
{ 10 reacties }
{ 2 trackbacks }
{ 8 reacties }
Bedankt voor het delen van de info. Heel interessante ontwikkeling. Is volgens mij wel een gesloten kennissysteem voor amsterdamse ambtenaren?
Jammer, ook binnen de provincie is Europa een belangrijk onderwerp. Ben heel benieuwd hoe jullie dit hebben opgepakt en hoe de ambtenaren dit ervaren. Zijn ze inderdaad bereid om de europese kennis te delen etc.
@Monique, het is een webbased systeem, dus overal toegankelijk. We hebben wel meerdere inlogniveaus. Een deel van de kennis is openbaar, een deel is bijvoorbeeld alleen toegankelijk voor projectleden.
Via rss feeds kun je informatie uit het systeem ook op meerdere plekken publiceren, bijvoorbeeld op externe websites of de laatste updates van projecten in je iGoogle zetten.
Uiteraard willen wij onze opgedane kennis graag delen, ik houd je op de hoogte de komende tijd!
@kim Zou je mij wat meer info kunnen geven over hoe we bij het publieke deel kunnen? (bv rss-feeds) Daar zijn wij al heel goed mee geholpen.
Dank voor het delen van dit interessante initiatief.
Binnen het Ministerie van LNV lopen veel internationale/Europese projecten (twinning etc), met name bij uitvoeringsorganisaties, zoals het agentschap waar ik voor werk.
Ik zie veel in het structureel bundelen van info over deze projecten.
Het idee om hier een soort gezamenlijke database van te maken loopt nu echter spaak op een vermeende te hoge drempel/discipline om e.e.a. bij te houden.
Daarom ben ik op zoek naar laagdrempelige intiatieven. Dit iniatief spreekt mij erg aan!
In hoeverre is jullie opzet (met name het projectendeel) te gebruiken door derden?
Verder coordineer ik binnen mijn dienst (Dienst Regelingen) internationale initiatieven, daarvoor kan het ook goed bruikbaar zijn.
dank en vr gr Hans van Ek
Hoi, Kim,
Leuk artikel. Ook het filmpje is duidelijk. Grappig is dat ik in een verleden ook met europese subsidies gewerkt heb voor de gemeente Almere, dus heel herkenbaar en mooi dat dit nu met een kennismanagementsysteem gebundeld wordt.
Groeten,
Sandra
Dit past ook goed in het project Ambtenaar voor de Toekomst, waarin ook veel aandacht is voor de toenemende rol van de EU op het werk van de ambtenaar. Mag ik eens bij je langs komen om wat meer informatie over jullie aanpak te ontvangen?
Dag Hans,
Bedankt voor je reactie. Misschien is het leuk om hierover eens verder te praten? Onze opzet is her te gebruiken door andere organisaties.
Hartelijke groet,
Kim Spinder
Dag Rory,
Uiteraard ben je welkom! Wij zijn ook regelmatig in Den Haag, dus het moet zeker lukken om eens af te spreken.
Hartelijke groet,
Kim Spinder
Comments on this entry are closed.