Waar werkt de ambtenaar 2.0?

Het woord huis-vesting  heeft iets tegenstrijdigs: overheidsgebouwen hebben inderdaad meestal iets van een vesting, maar ze zijn verre van huiselijk. Deze kenmerken sluiten slecht aan op de kenmerken die werken 2.0 met zich meebrengt: de openheid, het werken in netwerken en uitgaan van de medewerker. Waar kom je uit als je die lijnen doortrekt naar onze werkomgeving? Laat ik hieronder wat ideeën uiteenzetten.

De werkplek verandert

Een aantal weken geleden schreef Ramon al over de werkplek vanuit een informatieperspectief, over hoe hoe overheidsorganisaties door de inrichting van de ICT een gouden kooi creëren. Intern heel veilig, maar contact met buiten wordt gezien als een risico. Ofwel, ‘Jericho styled security’, lees ik hier. Deze muren van Jericho zijn niet alleen opgetrokken in de digitale wereld, ook overheidsgebouwen kun je zo karakteriseren. Alle beveiligingsmaatregelen maken het niet echt gemakkelijk om mensen uit te nodigen of bij collega’s van andere overheidsorganisaties binnen te lopen.

Maar de maatschappelijke trends wijzen de andere kant op. Door internet en web 2.0 vervagen grenzen tussen en binnen organisaties, stellen overheden zich opener op naar de samenleving en werken medewerkers meer buiten het kantoor. De overheid manifesteert zich vaker als facilitator van maatschappelijke processen en ondersteuner van initiatieven uit de samenleving. Wat voor huisvesting en werkomgeving vragen deze ontwikkelingen? En welke ondersteuning en voorzieningen vragen deze ambtenaren?

Thuiswerken kan al sinds jaar en dag, al wordt het zelden gestimuleerd. De meeste ambtenaren (behalve een deel van de uitvoering dan) zitten nog steeds van negen tot vijf in een kantoorgebouw, in een gang met collega’s van dezelfde afdeling en vaak ook nog op een kamer met een vaste collega. Dat zijn ze  nu eenmaal zo gewend. Maar er zijn ook structurele redenen waarom zo vast zitten aan die ene locatie:

1. Efficiënt samenwerken: met twee of meer mensen in eenzelfde ruimte blijft voor de meeste activiteiten de meest efficiënte manier van samenwerken. De nadelen daarvan (afhankelijk zijn van een plaats en een tijdstip, de mensen die daardoor worden buitengesloten, de beslotenheid in dezelfde kring) wegen nog steeds niet op tegen de voordelen. Maar daar is wel een verschuiving gaande. Steeds meer taken kunnen efficiënter zonder samen te komen: samenwerken aan een document in een wiki, contact houden met een verspreid netwerk via Twitter, een brede groep op de hoogte brengen en hun reacties peilen via een blog, et cetera. Het is niet meer in 100% van de gevallen het meest efficiënt, dus waarom zou je 100% van je tijd op kantoor moeten zijn? Zeker niet als je de overstap wil maken naar een interactieve en transparante werkwijze;
2. Zichtbaar aan het werk: belangrijk is ook dat je zichtbaar aan het werk bent: dat je collega’s zien dat je hard werkt, maar vooral dat je baas kan zien dat je je uren maakt. Vaak een behoefte van de baas, volgens mij (is daar onderzoek naar gedaan?), maar ook van medewerkers zelf. Zichtbaar aanwezig zijn en achter een computer zitten is geen garantie van werk (laat staan goed werk) natuurlijk. Als manager 2.0 stuur je op resultaat. Maar er zijn ook meerdere manieren om te voorzien in de behoefte om zichtbaar aan het werk te zijn. Daarbij denk ik niet zozeer aan webcams, maar wel aan Twitter om regelmatig te melden waar je mee bezig bent, MSN of je beschikbaar bent (waarom zit die functie nog niet op telefoons?), een kort blogje om te vermelden welke stappen je hebt gezet, je bijdragen in een wiki. Open werken vervult die behoefte ook;
3. Gezelligheid en groepsvorming: niet te onderschatten is de noodzaak om elkaar ook daadwerkelijk te zien en te spreken. Er gaat niks boven samen op een terras zitten of een bakkie doen. Daar is bij Ambtenaar 2.0 bijvoorbeeld de Open Koffie voor, of onze borrel 2.0. Dat wil niet zeggen dat online contact niet gezellig kan zijn: het zijn dezelfde mensen met dezelfde humor. Maar het is niet hetzelfde natuurlijk. Hoe goed je online contact en samenwerking ook is, je moet altijd zorgen voor regelmatige face time, zoals dat heet. Voor de gezelligheid, voor de moeilijker en persoonlijker zaken en voor de groepsvorming. Alleen is die groep niet per se gelijk aan de mensen met wie je nu je gang deelt.

Je werkplek is mobiel

Je kunt je dus sterk afvragen of het nodig is om 40 uur per week in hetzelfde gebouw aanwezig te zijn. Er zijn voldoende alternatieven om voor een groot deel van je tijd niet afhankelijk te zijn van die ene locatie. Dat geeft ruimte om je werk anders te organiseren. Door thuis te werken kun je misschien rustiger werken en de verdeling tussen werk en vrije tijd makkelijker verschuiven:  door als avondmens ’s avonds dingen te doen en ’s ochtends rustig wakker te worden, of door doordeweeks de boodschappen te doen in plaats van op zaterdagmiddag. Maar behalve thuiswerken kun je ook op andere plekken werken. Je werkplek is mobiel. Waar kies jij om te werken?

Met een laptop en mobiele internetverbinding kun je overal neerstrijken en toch in contact blijven en samenwerken met je netwerk en collega’s. We hebben geconstateerd dat je voor een groot deel van je tijd de vrijheid hebt om zelf je werkplek te bepalen. Hoe kun je die vrijheid inzetten om beter en efficiënter je werk te doen? Een aantal mogelijke locaties:

• Onderweg: in de trein, op een station, in een wegrestaurant, etc. als je onderweg bent naar kantoor of naar een afspraak. Die ligt voor de hand;
• Bij andere collega’s: ga eens bij collega’s van een ander organisatieonderdeel op de gang zitten, of bij een andere gemeente, provincie of ministerie, als je daar toch al afspraken hebt. Je hoort nieuwe dingen en ontmoet nieuwe mensen;
• Dicht bij huis: als je specifieke voorzieningen nodig hebt maar ver van je vaste kantoor woont, waarom ga je dan niet naar een overheidsdienst dichtbij: een gemeente, een lokaal kantoor, etc.;
• Centraal gelegen: voor een afspraak met mensen uit verschillende delen van het land kun je een centrale plek kiezen en daar je locatie van die dag van maken. Dat kan zijn bij een ander overheidsgebouw, maar er zijn ook steeds meer co-werkplekken, zoals Seats2Meet;
• Aansprekend: gewoon een leuke plek kiezen om te zitten, waar je met plezier werkt. Bijvoorbeeld op een terras of in een café met wifi. Het is ook een veel leukere plek om mensen te ontmoeten en je hoeft niemand aan te melden bij de beveiliging.

Mobiel werken maakt het mogelijk om nieuwe contacten aan te gaan, efficiënter met je tijd om te gaan en plezieriger te werken. En in principe kun je daar nu al mee beginnen. Maar het is nog handiger als een aantal voorzieningen dan geregeld is:

1. Op maat: dus de technische voorzieningen die je nodig hebt. Medewerkers moeten binnen een bepaald budget kunnen kiezen wat ze nodig hebben om het beste hun werk te kunnen doen. Willen ze investeren in een laptop, een mobiele telefoon, een betere thuiswerkplek?
2. Mobiele werkplek: om mobiel te kunnen werken heb je een goede en lichte laptop nodig die altijd toegang heeft tot internet (always connected);
3. Online voorzieningen: mogelijkheden voor contact en samenwerking zijn online al veelvuldig aanwezig, maar er zijn ook betrouwbare en gebruiksvriendelijke voorzieningen nodig vanuit de werkgever/overheid zelf: toegang tot netwerk en e-mail, maar ook MSN en laagdrempelige videomogelijkheden, en eigen sociale netwerksites en wiki’s;
4. GPS-techniek (+ augmented reality): waar is je collega, waar moet je heen, welke voorzieningen zijn dichtbij?
5. Arbo-eisen: thuis en in overheidsgebouwen moet worden gezorgd voor instelbare stoelen en bureaus natuurlijk, maar ook voor losse toetsenborden, muizen en grote hoge beeldschermen om makkelijk de laptop op aan te sluiten;
6. Kosten onderweg: een trein-/buskaart zou handig zijn natuurlijk, maar denk ook aan kosten voor koffie/thee en eventueel printjes. Laat je de medewerker met bonnetjes zitten? Kun je afspraken maken met grote aanbieders, bijv. LaPlace of Regardz? Wat zouden de kosten van een dag werken in La Place zijn in vergelijking met de kosten van werkplekken en gebouw?

Deze voorwaarden zijn over het algemeen nog niet geregeld. Dat hoeft geen belemmering te zijn om wel nu al zo te gaan werken. Ik gebruik zelf mijn persoonlijke laptop, spreek af in een café af en betaal mijn eigen koffie. Maar om dit als werkwijze in te voeren als organisatie, moeten bovenstaande zaken wel geregeld worden. Dan investeer je in een open, flexibele, interactieve organisatie en besparen je op huisvestingskosten.

Een ministerstoren, ambtenarenclubs, agoragebouwen en een satellietennetwerk

Tot zover een perspectief op hoe je als ambtenaar 2.0 kan gaan werken. Uitgangspunt daarbij is dat we minder gebonden zullen zijn aan één gebouw en daardoor de vrijheid kunnen nemen om zelf te kiezen waar we werken. Mits daar goede voorzieningen voor worden georganiseerd (lees ook een eerdere blog over Microsoft).

Maar een visie op huisvesting is niet alleen gebaseerd op de werkwijze van ambtenaren, ook op de rol die de overheid vervult in de samenleving. Die rol bepaalt onze verschijningsvorm. Welke aspecten zijn daarbij van belang?

1. Een open overheid is ook in z’n gebouwen transparant en toegankelijk;
2. De overheid als platform ofwel, als ondersteuner en facilitator van maatschappelijke processen;
3. Een interactieve en responsieve overheid, die onderdeel is van de samenleving.

Alles bij elkaar ben ik op enkele beelden uitgekomen die ik een prikkelende naam heb meegegeven:

• Satellietennetwerk: Nederland staat vol met overheidsgebouwen: van gemeenten en provincies, maar ook van de uitvoerende diensten en inspecties van ministeries. Elk van deze gebouwen biedt een werkplek, vergadermogelijkheden en voorzieningen, maar niet voor mij. Waarom gebruiken we dit enorme potentieel niet efficiënter? Een dicht netwerk van toegankelijke gebouwen verspreid over Nederland biedt mij de mogelijkheid om te werken waar ik ben, afspraken te maken waar ‘t handig is en bijeenkomsten te organiseren (bijv. een Open Koffie) waar de meeste mensen zijn. Dus gewoon een werkplek waar ik met m’n laptop plaats kan nemen, zaaltjes en hoekjes om even snel af te spreken en grotere ruimten met voldoende voorzieningen om makkelijk mensen bij elkaar te brengen. Van groot tot klein (zoals de categorieën die Albert Heijn hanteert). De kosten kunnen onderling tussen de organisaties worden verrekend;
• Agoragebouwen: Dat vraagt om gebouwen die gedeeltelijk openbaar zijn. Geen muur van Jericho eromheen, met bewaking bij de ingang, maar gebouwen die half open, half gesloten zijn, met de bewaking in het midden. Het openbare gedeelte is een agora met diverse voorzieningen, mogelijkheden om te werken en om te ontmoeten, een plaats waar ambtenaren en burgers kunnen afspreken zonder al te hoge drempels. In het besloten gedeelte kan meer gefocust worden op beveiliging. Eventueel kunnen de openbare ruimtes en voorzieningen ook beschikbaar worden gesteld aan lokale verenigingen en initiatieven. Denk ook aan hoe stations zich hebben ontwikkeld en aan samenwerking met bedrijven als de Coffee Company om de aantrekkelijkheid te vergroten;
• Ambtenarenclubs: Als je rustig wil werken ga je thuis zitten en als je met mensen wil afspreken kies je een handige locatie. Maar je wil ook nog af en toe je collega’s tegenkomen. Gewoon toevallig. Om bij te praten, nieuwe dingen te horen, de vinger aan de pols te houden in de groep. Met ‘ambtenarenclub’ bedoel ik niet dat er besloten achterkamertjes gecreëerd moeten worden, maar wel dat locaties waar ambtenaren werken meer mogelijkheden moeten bieden voor sociale interactie. De functie van het kantoor verschuift van werkplaats naar ontmoetingsplaats. Behalve werkplekken en vergaderzalen (die deels in het agora-gedeelte te vinden zullen zijn) zijn er plekken nodig waar toevallige ontmoetingen en uitwisseling plaats kan vinden. De koffieautomaat alleen is niet meer voldoende, ook een biljart- of tafeltennistafel, een uitzichtspunt en tentoonstellingsruimten kunnen daartoe dienen;
• Ministerstoren: Door deze verschuivingen in werkplek en werktijd (we hebben het natuurlijk niet meer over negen tot vijf) kunnen we met aanzienlijk minder werkplekken toe in de toekomst, met name bij de ministeries. De vraag is zelfs of bij een dergelijke taakverdeling een gebouwindeling naar ministerie logisch is. Op dit moment worden al gebouwen gebundeld, evenals voorzieningen en bedrijfsvoeringsfuncties. Met een lokaal netwerk aan overheidsgebouwen, ambtenaren die hun werkplek van die dag kiezen op basis van het werk van die dag en gebouwen die ook een maatschappelijke en een meer sociale functie vervullen zijn grote gebouwen per ministerie ook minder nodig. Dat biedt ook de mogelijkheid voor ministers om als team dichter bij elkaar te zitten. De ambtelijke ondersteuning is immers beschikbaar en bereikbaar via diverse multimediale voorzieningen.

Tot zover mijn schets van hoe de huisvesting en werkomgeving van ambtenaren 2.0 eruit ziet als ik bovenstaande lijnen doortrek naar de toekomst. Met die beelden kunnen we nu al aan de slag. Zo wordt er al gewerkt aan expermimenten, zoals de hub van Ambtenaar van de Toekomst. Maar als ambtenaar kun je ook zelf vast in die lijn gaan werken. De middelen en mogelijkheden zijn er, nu de mentaliteit nog. Deze week spreek ik met enkele mensen van de departementale ondernemingsraden hierover. Uiteraard heb ik met ze afgesproken op een terras ergens. Dan hoef ik niemand aan te melden en het praat ook nog een stuk gemakkelijker!

(Mogelijk) gerelateerde artikelen:

1. EZ en Ambtenaar 2.0
2. Een boek over Ambtenaar 2.0
3. ‘Burgerinitiatief werkt niet’
4. Dutch Bloggies: waar is de overheid?
5. Waar blijft data.gov.nl ?

Getagged als: arbo, empowerment, GPS, huisvesting, ICT, mobiel internet, techniek, werkplek

{ 15 reacties }