Van digitale generatie naar ambtenaar 2.0

In deze blog wordt verteld hoe Ambtenaar 2.0 stap voor stap tot ontwikkeling is gekomen. Dit met name vanuit het perspectief van het ministerie van LNV, de geboortegrond van deze ambtenaar 2.0-site. Het is een relaas over de eerste signalenopvang, voorts over de manier waarop het breder onder de aandacht kwam en tot slot hoe het nu binnen LNV maar ook interdepartementaal verder een plek begint te krijgen. Je kunt nu wel zeggen dat het, zeker bij LNV, op de agenda en in de belangstelling staat. Achtereenvolgend komen de volgende onderwerpen aan de orde:

• Vroege signalen over nieuwe werkvormen (zogenaamd Mansholtdebat);
• Versnelling: van signaleren naar agenderen;
• Koppeling aan “Anders werken” bij LNV;
• BZK en Ambtenaar van de toekomst;
• Secretaris Generaal LNV trekker van Ambtenaar van de toekomst;
• Directies P&O en IFZ gaan bij LNV samen op in directie Bedrijfsvoering.

Vroege signalen over nieuwe werkvormen

Meer dan een jaar geleden, te weten op 2 april 2007, vond er bij LNV een signalerend Mansholtdebat over de Digitale generatie plaats. Een Mansholtdebat biedt met een zekere regelmaat de gelegenheid aan de Bestuursraad en directeuren van LNV om nieuwe trends te verkennen en bespreken. De eerste ideeën om over dit thema bij LNV discussies los te trekken ontstonden echter al een klein jaar daarvoor, in juni 2006. Collega Judith Scheepstra en ik bezochten toen de presentatie van het boek “De digitale generatie” dat geschreven is door medewerkers van het Rathenau instituut en het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP). Voorts ontstond bij de afdeling informatiebeleid het idee om hier een fundamentele discussie aan te wijden. Het leek ons namelijk beter om eerst bij de managers c.q. gebruikers van LNV aan te kondigen wat voor veranderingen er in het ICT gebruik aan zaten te komen dan alvast vanuit het informatiedomein zaken te gaan inregelen zonder dat die gebruikers begrepen waarom of waarvoor we dat zouden doen. Hierbij konden we ook refereren aan principe 7 van de I-strategie van LNV: “De juiste informatie op het juiste moment bij de juiste person”. Hoe gaat met andere woorden dat “juist” er dan uit zien?

Van het Mansholtdebat werd ook in de Via (het ICT blad van LNV) verslag gedaan onder de titel: “Dit raakt het hart van het beleid en daar moeten we wat mee!”. De nieuwe generatie werd voor het voetlicht gehaald om te illustreren dat er wezenlijk andere werkvormen aan zitten te komen die LNV gaan raken. Zo kwam aan de orde dat de manier waarop genoemde generatie communiceert, kennis deelt en samenwerkt (namelijk in grote en grensoverschrijdende netwerken) grote gevolgen zou kunnen gaan hebben voor onze eigen externe werkwijze maar ook voor onze interne bedrijfsvoering.

Wat betreft dit laatste: de boodschap van de externe inleiders was dat we als LNV en overheid écht zullen moeten doordenken wat we ze qua werkstijl en (ICT) voorzieningen te bieden hebben. Dit speelt des temeer omdat de nieuwe generatie niet alleen een schaars goed is in een krapper wordende arbeidsmarkt maar ook omdat ze veel meer de regie in handen wil hebben over het eigen werk. En dat zal onze opvattingen over onze ambtelijke hiërarchie raken. En dan praten we al met al gauw over cultuurverandering. Er bleven zodoende na het debat verschillende vragen hangen. Wat betekent dit voor onze cultuur en werkwijze? Hoe passen we deze werkwijze dan in? Wat betekent dit voor de huidige generatie medewerkers? Hoe blijven we sowieso een aantrekkelijke werkgever voor deze generatie? Wat is onze veranderstrategie in deze?

Versnelling: van signaleren naar agenderen

Soms blijven signalen daadwerkelijk hangen en gebeurt er (te lang) niets mee. Maar dat is hier gelukkig niet het geval. Misschien komt dat omdat de “community” die zich binnen LNV rondom het thema had gevormd (bestaande uit medewerkers van 4 centrale stafdirecties) niet stil heeft gezeten, ambities had en bleef ondernemen. Misschien ligt de oorzaak wel in het feit dat dit onderwerp daarna ook bij andere departementen sterk in de belangstelling kwam, met name bij het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK). Ik denk zelf dat ook een belangrijke factor in de versnelling is geweest dat we dit onderwerp bewust niet vanuit de icT hebben aangevlogen. Ik schrijf hier opzettelijk de T van technologie met een hoofdletter. Want de verleiding was en blijft groot om ICT ontwikkelingen aanbodgedreven en dus vanuit de techniek aan te vliegen en te sturen.

Het kenmerkende van de trend die zich hier echter aftekent is de toenemende vervlechting tussen enerzijds een maatschappelijke ontwikkeling naar een (horizontale) netwerksamenleving met anderzijds de informatie en communicatietechnologie die deze ontwikkeling niet alleen mogelijk maakt maar zelfs versnelt: ICT als enabler. En de metafoor daarvoor is web 2.0. Niet voor niets wordt deze fase van de internet ontwikkeling het sociale web genoemd. Ook hier gelden de eerder genoemde trefwoorden: grensoverschrijdende samenwerking, kennisdeling en snelle, gelijktijdige communicatie. En niet te vergeten: vanuit een transparante en open houding. Over hoe dat feitelijk in zijn werk gaat verwijs ik blogs van Davied van Berlo elders op deze site. Het punt wat ik hier verder wil aanstippen is dat door deze trend de verbinding wordt gelegd tussen ICT en P&O.

Ik kan het ook anders zeggen. ICT wordt zeer vaak geassocieerd met het digitaliseren van het werk; een digitale kopie van het huidige werk als het ware en dat vooral met oog op kostenbesparing en efficiencywinst. Web 2.0 maakt ons echter duidelijk dat de ICT echter ook een (zeer) belangrijke factor is en zal zijn in het transformeren van het werk zelf. En dan gaat het om kwaliteitsverbetering en effectiviteit terwijl het ook nog kostenbesparend kan zijn (bijvoorbeeld met minder mensen meer relevante kennis kunnen verzamelen: crowdsourcing). Hoe het ook zij, de agendering rondom dit thema zit volop in de lift en focust momenteel vooral het begrip “ambtenaar 2.0”. Concreet wordt dit nu binnen LNV als project opgepakt door Davied van Berlo; dat project is onderdeel van het programma Anders Werken van LNV. Hierover direct meer. Ik zal eerst wat dieper ingaan op enkele achterliggende departementale en interdepartementale ontwikkelingen.

Koppeling van Ambtenaar 2.0 aan “Anders Werken” (AW) bij LNV

AW is vanuit LNV een kwalitatief antwoord op de Vernieuwing van de Rijksdienst (VRD). Roel Bekker geeft in zijn de functie als verander-SG leiding aan dit rijksbrede programma. Bekker heeft naast een kwantitatieve opgave (krimp) ook een kwalitatieve opdracht (slimmer werken). Binnen LNV wordt wat dat betreft vanuit Anders Werken voortgebouwd op inzichten die de afgelopen jaren zijn verzameld en zoals die zijn vastgelegd in de zogenaamde 7 oriëntaties van LNV. Centraal staat daarin staat toch steeds de vraag hoe we beter kunnen inspelen op maatschappelijke vragen en bewegingen. Recente LNV-brede projecten zoals als Van buiten naar binnen werken, Signalenopvang en Ontmoetingen getuigen hiervan. Wat vinden burgers van onze beleidsterreinen? Welke emoties hebben ze daarbij? Welke taal gebruiken ze? Hoe organiseren ze zich? Hoe leggen we verbinding tussen de wereld van de 16 miljoen Nederlanders en de onze? En dus ook: wat voor gevolgen heeft dat voor onze werkwijze? Anders Werken probeert daar antwoorden op te geven, samenhang in te brengen en ook vertaalslagen te maken naar onze manieren van werken.

Innovatieve ideeën en concepten komen daarbij van pas en toen we het project “Ambtenaar 2.0, de LNV ambtenaar in het e-tijdperk” inbrachten bij de huidige projectleider AW werden we daar met open armen ontvangen. Toch had het nogal wat voeten in de aarde om het project daar goed in te kaderen en het juiste accent te vinden omdat er erg veel aspecten aan dit onderwerp zitten. Uiteindelijk bestaat de opdracht uit de volgende elementen:

• Bewustwording; wat is er gaande in de web 2.0 wereld rondom ons heen. Dit wordt gerealiseerd door te informeren en te vertellen. Deze site is daar een krachtig instrument voor,
• Duiding; welke kansen maar ook risico’s (informatiebeveiliging bijvoorbeeld) bieden deze ontwikkelingen voor ons als LNV. Dit wordt gerealiseerd door (dilemma)debatten en workshops te organiseren,
• Initiatieven in kaart brengen; dit kan door zogenaamde etalagetrajecten op te sporen en onder de aandacht te brengen.
• Laten landen; dit kan door de opgedane inzichten te verbinden met de lijn en de medewerkers van LNV,
• Ambitie bepalen; dit vindt plaats door de Bestuursraad van LNV tussentijds en aan het eind van het project te informeren en ze ook beslispunten mee te geven.

Doorlooptijd van het project is 1 jaar.

BZK en Ambtenaar van de toekomst

In de 2e helft van 2007 heeft BZK het initiatief genomen om een toekomstvisie te ontwikkelen op de Ambtenaar van de toekomst. Naast thema’s als diversiteit, leiderschap en de vraag hoe je de ambtenaar van de toekomst weet te binden en te boeien, staat ook het thema “ambtenaar 2.0” uitdrukkelijk op de agenda. Vanuit de zogenaamde kenniskamer van BZK is door de BR van BZK in 2007 opdracht gegeven aan TNO in Rotterdam om de mogelijke gevolgen van de web 2.0 ontwikkelingen te onderzoeken. Deze opdracht is uitgevoerd door Valerie Frissen die dit voorjaar haar rapport heeft uitgebracht (zie daarvoor wederom de website van BZK: Ambtenaar vande toekomst. Frissen rept daarbij van zogenaamde disruptieve elementen in de verschillende fases van de beleidscyclus. Dit komt er in grote trekken op neer dat de mogelijkheden die het internet biedt voor burgers om zich te organiseren en te participeren, grote invloed zou kunnen hebben voor de traditionele overheidstaken. Zo geeft zij voorbeelden van krachtige burgerparticipatie in de sfeer van toezicht en controle in stadswijken waarbij de rol van de overheid sterk afneemt dan wel minder centraal komt te staan. Inmiddels is het plan ontstaan dat Frissen voor alle topambtenaren die deel uitmaken van de Algemene Bestuursdienst (ABD) een cursus web 2.0 zal verzorgen. Toen aan Valerie Frissen werd gevraag wie vanuit de ambtelijke contreien een begeleidend commentaar kom leveren bij een interview met haar in de ABD courant, noemde zij de naam van Davied van Berlo. Dit geeft aan dat er zeker ook deze (LNV) kant wordt opgekeken waar het gaat om inmiddels opgedane inzichten en kennis over web 2.0.

Daarnaast heeft BZK op 31 januari 2008 een grootscheepse conferentie “Ambtenaar van de toekomst” georganiseerd in het Kurhaus te Scheveningen. De opkomst, uit zowel de publieke als de private sfeer was onverwachts hoog, namelijk 300 mensen. Zie ook de desbetreffende site: http://www.ambtenaarvandetoekomst.nl/. Eén van de deelconferenties was “ambtenaar 2.0”. Voortbouwend op deze conferentie is ook besloten dat de minister van BZK een nota voor de Tweede Kamer over dit onderwerp zal inbrengen. Aan deze nota wordt nu gewerkt en BZK wil liefst een interdepartementale coproductie. Ook dit heeft geleid tot inbreng van Davied die met name het visiegedeelte voor zijn rekening heeft genomen.

Secretaris Generaal LNV trekker van Ambtenaar van de toekomst

In het voorjaar 2008 is besloten dat de Secretaris Generaal (SG) van LNV, André van de Zande, trekker wordt van het Rijksbrede traject “Ambtenaar van de toekomst. Dit op verzoek van Roel Bekker de verander-SG die de Vernieuwing van de Rijksdienst (VRD) leidt. Daartoe komen Bekker, v/d Zande en de plv. SG Raets van BZK regelmatig bijeen. Het project ambtenaar 2.0 komt daarbij ook aan de orde. André v/d Zande is zeer geïnteresseerd in de potentiële mogelijkheden die de web 2.0 omwikkelingen bieden voor interactiviteit. Het beeld is ook dat juist LNV, misschien door de aard van haar kerntaken die in potentie 16 miljoen Nederlanders raakt, relatief meer dan andere departementen wil inzetten op interactiviteit rondom haar beleid en uitvoeringspraktijken.

Directies P&O en IFZ gaan bij LNV samen op in directie Bedrijfsvoering (DB)

Reeds eerder in het artikel stipte ik aan dat door de web 2.0 ontwikkelingen de taakvelden van P&O en ICT elkaar meer en meer gaan raken. Dit geldt trouwens ook voor Facilitaire aspecten (onderdeel van de directie IFZ). Denk bijvoorbeeld aan punten als flexibel werken en huisvesting: de medewerker van de toekomst zal naar verwachting steeds meer plaats- en tijd onafhankelijk gaan werken. Dit moet gevolgen gaan hebben voor huisvestingbeleid: wat voor gebouwen heb je (nog) nodig, welke voorzieningen zijn daar of buiten die gebouwen vereist, enzovoorts. Ook raakt dit de vraag hoe medewerkers in hun werk aangestuurd zullen worden als je ze vaak letterlijk regelmatig uit het oog verliest. Wat betekent dit voor de manager? Hoe wordt de kwaliteit en de output van het werk bewaakt? En dat zijn dan weer P&O vragen. Inmiddels is binnen LNV ook de nota “Het Bedrijf Gevoerd” vastgesteld en gepubliceerd. Ook daarin wordt aangegeven dat het nodig en onvermijdelijk is dat er veel meer samen wordt gewerkt in de stafkolom en dat geldt nu zeker ook voor een geïntegreerde aanpak van bedrijfsvoeringvraagstukken.

Met het oog op deze trends die om nieuwe werkconcepten en verbindingen vragen, is een initiatief gestart om vanuit IFZ en P&O te komen tot een nieuw werkconcept voor Duurzame Organisatieontwikkeling. Aan het Center for Public Inovation (CPI) in Rotterdam (waaraan ook Valerie Frissen is verbonden) is verzocht een onderzoeksvoorstel te doen. Duurzaamheid betekent hier twee zaken:

• Ten eerste een geïntegreerde benadering van de verschillende bedrijfsvoeringdisciplines die ook op langere termijn robuust is (integraliteit + robuustheid = duurzaamheid);
• Ten tweede een vorm van organisatieontwikkeling die ook energetisch duurzaam is in termen van ecologische en menselijke belasting.

Inmiddels is het samenwerkingscontract met het CPI getekend. Naast LNV participeren nog andere (overheid)organisaties in hun onderzoekprogramma hetgeen betekent dat we als LNV ook rechtstreekse toegang hebben tot de lessen die elders worden geleerd. Het is de bedoeling dat in het LNV programma vanuit verschillende trends input wordt geleverd om tot toekomstgerichte scenario’s te komen. Eén belangrijke input wordt gevormd door de web 2.0 ontwikkelingen.

(Mogelijk) gerelateerde artikelen:

1. Het digitale debat over platteland en landschap
2. Wil je toch naar Overheid 2.0? Help dan Ambtenaar 2.0 een handje!
3. “Wat mag een ambtenaar op internet?” Kom 23 juni naar het lagerhuisdebat!
4. Kom je ook naar de Open Borrel van Ambtenaar 2.0?
5. Kom je ook naar de tweetup van Ambtenaar 2.0?

Getagged als: ambtenaar van de toekomst, bedrijfsvoering, cultuurverandering, digitale generatie, duurzaamheid, geschiedenis ambtenaar 2.0, Organisatie 2.0, organisatieontwikkeling, vernieuwing rijksdienst, werkvormen

{ 2 reacties }